Hoe worden te betalen en te incasseren bedragen in de bank ingelezen?
Doel: Het importeren van bestanden in de bank opdat betaling van restituties of incasso's correct verwerkt worden.
Voor wie: Medewerkers CFA-F
Bestand importeren
De bestanden die zijn voorbereid via de werkinstructie "Hoe wordt restititutie collegegeldverwerkt?", "Hoe worden restituties overig verwerkt?" "Hoe wordt incasso collegegeld verwerkt?" gaan geïmporteerd worden in de bank.
- Log in bij de bank
- Kies Betalen > Importeer bestand.
Importeer bestand: import opties
- Vul "Beschrijving" in afhankelijk van welk bestand je nu gaat verwerken:
- Restituties collegegeld
- Restituties studenten overig
- Incasso collegegeld
- Incasso overig
- Kies [Zoeken], zoek nu het juiste bestand, mbv de vermelding op het "Overzicht verwerkt" wat zojuist uit Exact is geprint (SEPA runnummer). Dubbelklik op dit bestand
- [Importeren]
Ga naar Betalen > Geïmporteerde bestanden
- Kijk of in kolom "status" "succesvol" staat.
- Klik op het zojuist geïmporteerde bestand (SEPA runnummer onder Bestand)
Bestand importdetails
1. Zoom in op 1 van de batches.
Afdrukken van Batchdetails
- Klik op [printer], kies "afdrukken"
Afdrukken Huidige Pagina in Landscape
- Print de eerste pagina van Batchdetails. Deze wordt ter ondertekening aangeboden via de "Betalingsmap".
- Bij meerdere opdrachten, alles bovenstaande stappen herhalen. Alles apart printen en aanleveren.
- Indien incasso per soort incasso (eenmalig, terugkerend, eerste) een dergelijk detailoverzicht printen per batch (met kader rechts).
Probleem multibatches
Op het moment dat er een probleem met het inlezen van multibatches ontstaat waarbij ook meerdere Controlsums zijn opgenomen, dien je naar het volgende te kijken en eventueel te corrigeren: CtrlSum.
Er dient bij meerdere batches een hoofdsom te staan, zo niet verwijderen. De regel ziet er zo uit: <CtrlSum>622.45</CtrlSum>
Zodra een batch verwijdert moet worden, dan dient de batch op twee plekken verwijderd te worden:
- Betalen > Meer acties > Openstaande betalingen (eventueel moet degene die getekend heeft voor de incasso, de incasso intrekken)
- Betalen > Geimporteerde bestanden
Betalingsmap
- Print de checklist restituties/ incasso uit: CFA\Finadm\Algemeen\
- Doe de checklist achter de tab checklist
- Doe de Samenvattingsinfo, Excel-lijst en de Batchdetails achter tab Definitief Betaalvoorstel
- Doe de onderliggende stukken bij tab Documenten Betaalvoorstel
- Losse betaling achter tab losse betalingen
- Incasso-voorstellen, achter tab Incasso Collegegeld of Overige vorderingen
- Indien er meerdere opdrachten zijn, dien je na elke opdracht een tussenvel te doen.
- Voeg een uitleg / verklaring toe voor degene die moet gaan tekenen zodat hij/zij weet wat gecontroleerd moet worden.
- Geef de map af aan CFA-F coordinator of vervanger (bevoegd persoon om het betalingsvoorstel te controleren)
0 Comments
Add your comment