OsirisOsiris4. CFA-F werkinstructiesIncasseren Hoe wordt incasso collegegeld voorbereid en klaargezet in Osiris en Exact? - oude instructie

Hoe wordt incasso collegegeld voorbereid en klaargezet in Osiris en Exact? - oude instructie

Doel: Het voorbereiden van de maandelijks incasso van het collegegeld, zo dat incasso termijnen van het collegegeld tijdig en correct geind kunnen worden.

Voor wie: Medewerkers CFA-F belast met debiteuren studenten.

Checks voordat er begonnen kan worden met het klaarzetten van de incasso.

Bij de incasso van september dient er op de dag dat de incasso wordt klaargezet een seintje aan FB gegeven te worden, zodat zij zsm in de ochtend de referentietabel incassodata in Osiris kunnen aanpassen!

  1. Zijn alle uitschrijfverzoeken verwerkt? Check CFA-S - Service & Support.
  2. Zijn alle restituties collegegeld verwerkt? Zo niet dan moet dat eerst gedaan worden zie werkinstructie restituties collegegeld
  3. Zijn wijzigingen in rekeningnummers verwerkt? Zo niet, zie dan werkinstructies voor handelingen (In Osiris / in exact).
  4. Zijn handmatige machtigingen collegegeldmachtigingen verwerkt? (uitzonderlijk!!)
  5. Zijn er nog (deel)betalingen van studenten die niet verwerkt zijn? Staat er nog iets in de bank om toe te wijzen? Zie Cashflow/Invoer/Toe te wijzen en Cashflow/Invoer Af te letteren. Staan daar nog betalingen waaruit blijkt dat er vooruit betaald is, dan dien je deze eerst af te letteren.
  6. Zijn controlerapporten bekeken van ICT?
  7. Zijn alle kortingen geregistreerd in Osiris en door de koppeling al verwerkt in Exact? (Dit speelt voornamelijk in de maanden Sept/Okt.)
  8. Zijn alle vergunningen door RenC verwerkt die invloed hebben op lager collegegeld? (Dit speelt voornamelijk in de maanden Sep/Okt)
  9. Zijn alle financiele regels afgeletterd in Exact middels de werkinstructie controle via Saldi lijst?

Check of alle op incasso staat. Ga naar Cashflow / Diversen / Termijnen

Check of alle op incasso staat. Ga naar Cashflow / Diversen / Termijnen
  1. Betalingsdatum = dag na laatste incasso tot incassodatum
  2. Betalingswijze = op krediet
  3. [Extra Criteria]
  4. Classificatie = STU
  5. Grootboekrekeningnnummer = 1329
  6. [Sluiten]
  7. [Tonen] > er zou niks naar boven moeten komen, anders moet dit omgezet worden. (tenzij bewust op krediet is gezet om buiten incasso te houden)

Controlebestand Exact maken en exporteren: Ga naar Cash flow >Incasso's > Incasso batch beheren

Controlebestand Exact maken en exporteren: Ga naar Cash flow >Incasso's > Incasso batch beheren
  1. Controleer of er geen incasso's voor collegegelden staan bij de overige rekeningen. Klik op loep bij "Betaalmiddel", selecteer rekening, [Selecteren]. (in het verleden zijn er verschillende bankrekeningen geweest waardoor het kan zijn dat er nog incasso's zijn gekoppeld aan deze nummers) De andere rekeningen zouden geen 'incasso regels" moeten tonen. Wanneer dit wel het geval is kunnen deze omgehangen worden. (op de kaart van student en dan bij details aanpassen).
  2. Bij betalingsdatum vul 1e en laatste datum van huidige maand in.
  3. [Extra Criteria],
  4. Vul: classificatie = STU / Grootboekrekeningnr. = 1329. [Sluiten].
  5. [Sluiten]
  6. [Tonen]

Doe dit ook voor "Postbank coll gelden 612". Hier verschijnen wel regels, dit gaan we exporteren naar excel.

Exporteer incassobatch naar Excel

Exporteer incassobatch naar Excel

Selecteer een regel en klik

  1. [Geavanceerd] knop verandert in [Eenvoudig].
  2. [Exporteren]

Er wordt een excel bestand geopend, sla op als "Controlebestand incasso MND jjjj Exact vs Osiris totaal" onder N:\DepData\GD\CFA\S-Zaken\FIN S - Financien Studenten\Collegegeld\Controlebestanden.

Controle bestand Osiris maken en exporteren: Ga naar: Student >Student > Exporteer Opleidingsgegevens

Controle bestand Osiris maken en exporteren: Ga naar: Student >Student > Exporteer Opleidingsgegevens
  1. Selecteer groep waarbij geincasseerd moet worden via uitgebreid zoeken.
    Voor meer informatie over het maken van selecties en opslaan van veelgebruikte selecties zie betreffende werkinstructies.
  2. Zodra je een selectie hebt opgeslagen, kun je die hier kiezen (zie WI voor meer informatie).
    Let op " Eenmalig inc " is alleen aan het begin van het collegejaar. (sept en okt)
    Let op deze selectie moet elk jaar in september worden aangepast (collegejaar/afloopdatum),  
    NB Alleen in de maanden SEPT/OKT vinden er eenmalige incasso's plaats, daarna neem je deze betaalwijze niet meer mee in de selectie criteria. (in toekomst vervangen door betere export in Jdocs)
  3. [Zoeken]
  4. Selecteer alle rijen (Bekijken > Selecteer alle rijen of ctrl+A)
  5. [Actie: Exporteer]

Exporteer selectie

Exporteer selectie

Zie ook werkinstructie "exporteer opleidingsgegevens".

  • Afhankelijk of je gewenste overzicht al hebt opgeslagen of niet kies je "een nieuw overzicht aanmaken" [Volgende] of "een bestaand overzicht uit uitvoeren" selecteer een overzicht [Volgende].
  • [Uitvoeren]
  • Kies [Open with Microsoft Excel], [OK].
  • Excel document wordt geopend.
    In OKT zie je bij "eenmalige incasso" teveel regels (ook die van SEPT), dus kun je betaalwijze op "automatische incasso" filteren en eenmalig apart checken op hoofdniveau.
  • Kopieer dit naar 2e tabblad in eerder gemaakte vergelijkingsbestand uit Exact.

Gegevens in Excel vergelijken: Open bestand 01 Control incasso opzet via N:\DepData\GD\CFA\S-Zaken\FIN S - Financien Studenten\Collegegeld\Controlebestanden

Gegevens in Excel vergelijken: Open bestand 01 Cotrnol incasso opzet via N:\DepData\GD\CFA\S-Zaken\FIN S - Financien Studenten\Collegegeld\Controlebestanden
  1. Ga naar tabblad Exact
  2. [Map leeg maken]
  3. Kopieer de export van uit exact en plak deze in tab blad Exact. Let op, zonder kolomhoofden!
  4. [Opmaak wit maken]
  5. Sla dit document op onder N:\DepData\GD\CFA\S-Zaken\FIN S - Financien Studenten\Collegegeld\Controlebestanden de naam meegeven " Controlebestand incasso MAAND en JAAR.

Export Osiris in bestand plakken.

Export Osiris in bestand plakken
  1. Open tabblad Osiris
  2. [Map leeg maken]
  3. Kopieer de export Osiris en plak deze in tabblad Osiris. Let op, zonder kolomhoofden!
  4. [Sorteren]
  5. Sla het document tussentijds op!

Controleren van de gegevens.

Controleren van de gegevens.
  1. Ga naar tabblad; Controle Osiris --> Exact. (hier vergelijk je gegevens die wel in Osiris staan maar niet in Exact waar je een incasso van zou verwachten maar deze er niet is, hier doen je dan de controle in Osiris en noteer je bij " Opmerkingen" wat daarvan de reden is. (VB: stel student is vandaag ingeschreven, dan zie je deze wel in Osiris maar niet in Exact )
  2. Zorg ervoor dat alle filters eraf zijn en dat alle gegevens geselecteerd zijn. ??? Wat moeten we selecteren? Kan ook via filter en dan de #N/A, dit geeft aan dat de nummers NIET overeenkomen, dus nakijken waar het aan ligt en dit vermeld je bij "opmerkingen".
  3. [Controle studentnummer]. Controleer de studenten die hieruit komen en voeg bij opmerkingen toe waarom dit verschil er is.
  4. [Controle rekeningnnummer] Het kan zijn dat de student voorkomt maar dat het rekeningnummer afwijkt, eigenlijk
  5. Herhaal dit ook voor Controle Exact --> Osiris

Uitleg: de eerste kolom staan de studentnummers zoals deze in Osiris staan en in de kolom "Controle" zoals deze in Exact staan, wanneer deze NIET overeenkomen komt er #N/A te staan dus er moet nagekeken worden in Osiris wat er aan de hand is. Met rekeningnummers is dit hetzelfde. Dus in kolom C staan de rekeningnummers zoals ze in Osiris staan en in de kolom "Controle" zouden geen verschillen mogen komen. Komt hier #N/A te staan dan zijn er verschillen.

Controleren Incasso bestand : Exact > Ga naar Cash flow > Incasso's > Incassobatch beheren

Controleren Incasso bestand : Exact > Ga naar Cash flow > Incasso's > Incassobatch beheren

Let op vanaf 25-08-2015 reknr = 612

  1. Betalingsdatum = 1 dag na vorige incasso tot dag van volgende incasso. (Niet huidige incasso)
  2. [Tonen]

Incasso bestand exporteren voor controles

Incasso bestand exporteren voor controles
  1. Selecteer een regel in het overzicht en klik [Geavanceerd] voor het volledige menu (naam knop wijzigt naar [Eenvoudig]).
  2. [Alles selecteren] - knop wijzigt in [Alles deselecteren]
  3. [Exporteren]

Excel wordt geopend, nu ga je de volgende controles doen (voeg filter toe):

Excel wordt geopend, nu ga je de volgende controles doen (voeg filter toe):
  1. Zijn er regels met een afwijkende betaaldatum (anders dan de datum waarop de incasso wordt uitgevoerd). Geen (Lege cellen). Wanneer dit niet het geval is --> ga naar de kaart en pas dit aan bij Details.
  2. Is de omschrijving correct en van de juiste maand: "Collegegeld incassotermijn mdn jjjj). Geen (Lege cellen).
  3. Afwijkende bedragen? En indien ja is daar een verklaring voor en klopt dat? Geen (Lege cellen). Kan zijn dat er kortingen zijn bijv. Zijn er geen bedragen blijven hangen of gaan wij niet onterecht een bedrag incasseren. Dit kan je vergelijken met tabblad CLG in de jaarplanning.
  4. Dubbele waarden qua debiteurennummers, aan de hand van voorwaardelijke opmaak. Geen (Lege cellen).
    (CN: volgens mij geen waarde meer> tijdelijk in gaten houden, 2 regels moeten wel 2 regels blijven tbv koppeling naar Osiris)
  5. Machtigingskenmerk: is deze voor elke regel gevuld? Dit kenmerk bestaat uit 6 cijfers student nummer collegejaar bv 012345-2017_M1 of van het jaar wanneer de machtiging is ingegaan. De opbouw van de kenmerken moet hetzelfde zijn als hierboven vermeld dus met _M1 .
    Geen lege cellen, dus zonder machtigingskenmerk?
  6. Kolom Volgorde: Eerste incasso controleren op rekeningwijzigingen of nieuwe inschrijvingen/studenten. Geen lege cellen? 1e incasso alleen eerste en eenmalig?
  7. Controleer of er geen verkeerde bic-codes tussen staan. Controleer alleen de Nederlandse, middels "NL" in zoeken bij filter in te voeren. (zie website)
  8. Controleer de bedragen met de bedragen in het tabblad "IncCLG" van het bestand "jaarplanning en processen CFA-F". Deze zouden overeen moeten komen, dus het volledige bedag of 1 termijn.
    (in sep + okt ook dubbele termijnen voor de latere inschrijvers)
    Indien er personen zijn met alleen incasso voor 24,-, dan kan het gewenst zijn om de incassokosten af te boeken. Controleer dit.

Klaarzetten Incasso bestand : Exact > Ga naar Cash flow > Incasso's > Incassobatch beheren

Klaarzetten Incasso bestand : Exact > Ga naar Cash flow > Incasso's > Incassobatch beheren

Let op vanaf 25-08-2015 reknr = 612

  1. Betalingsdatum = datum incasso.
  2. [Tonen]

Verzamelen

Verzamelen
  1. Alles selecteren
  2. [Verzamelen]
  3. Betalingsdatum = Incassodatum
  4. Eigen rekening = 612 LET OP!! Deze moet gevuld zijn! Is anders dan printscreen!
  5. [Ok]
  6. Kies vervolgens voor Valideren

Melding

Melding

Kies voor [Ja]

Validatierapport opslaan en op fouten doorzoeken

Validatierapport opslaan en op fouten doorzoeken
  1. Print het bestand uit.
  2. Als Adobe Pdf.
  3. [Print] Opslaan op N schrijf onder controlerapporten

Controleer het opgeslagen PDF bestand dmv ctrl-f en zoek naar "mislukt".
Wanneer mislukt dient er een wijziging te worden gedaan. (nog uitwerken welke scenario's)

Ga als alles goed is terug naar Exact en ga verder met toekennen.

Toekennen

Toekennen
  1. [Toekennen] Dit duurt erg lang.

Details bij Toekennen

Details bij Toekennen
  1. Betalingsdatum = incassodatum invullen
  2. [Ok]

Exporteren

Exporteren
  1. Controleer of de kolom volgorde is, zoals hierboven is weergeven.
  2. [Exporteren]

Exportbestand opslaan en printen

Exportbestand opslaan en printen

Juiste kolommen en samenvoegen verwijderen.

Sla het bestand op in: N:\DepData\GD\CFA\Finadm\Algemeen\2016\Incasso collegegeld Exact.

Print het bestand Dubbelzijdig uit.

Verwerken

Verwerken
  1. [Verwerken]

Melding

Melding

[Ok]

Grootboek toekennen

Grootboek toekennen

Het volgende pop-up scherm komt te voorschijn. Rekening betalingen onderwerg = 1199 Incasso onderweg.

[Ok]

Melding

Melding

[Ok]

Overzicht verwerkt uitprinten

Overzicht verwerkt uitprinten

"Overzicht incasso collegegeld" invullen met juiste bedragen

"Overzicht incasso collegegeld" invullen met juiste bedragen

Ga naar het in te vullen format. (zie tabblad Format Incasso in excelbestand Jaarplanning en Processen CFA-F)

Het totaalbedrag wordt uitgesplitst in drie opdrachten, omdat ING per soort incasso verwerkt.
Vul de bedragen conform het werkelijke bestand en print het uit.

Stukken in betaalmap doen

Berg alle documenten in de betaalmap op:

- Bank import bewijs (zie instructie...)
- Format uit Excel
- Export vanuit Exact overzicht verwerkt
- Export vanuit Exact met details

Controleer de gegevens en parafeer deze.

0 Comments

Add your comment

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.