• Alle uitschrijfverzoeken / opdrachten zijn verwerkt? Dit kan worden nagegaan bij CFA-S Service & Support.
• Is de dagelijkse check op 'nieuwe' restitutie in Exact uitgevoerd? Zie betreffende werkinstructie.
• Voer nu controle uit om te kijken of er alsnog af te letteren posten zijn op de kaart, middels de saldilijst.

Ga naar: Cash flow > Diversen > Terugbetalen.

1. Betalingsdatum: Alle
2. [Extra Criteria]
3. Grootboekrekeningnummer: 1329
4. [Sluiten]
5. [Tonen]

Als het goed is heb je via de dagelijkse taak alle aangeleverde restituties al gecontroleerd en goed gezet. (zie omschrijving "Refund..."

Bij deze selectie kun je ook restitutie tegenkomen van studenten die zelf ineens (via NIETEER) hebben betaald. Deze dien je ook nog te corrigeren zoals je met de andere restitutie posten hebt gedaan, die al verwerkt zijn vanuit de dagelijkse actie middels de andere werkinstructie.

Je kunt deze dus herkennen aan de omschrijving die nog niet is aangepast naar "Refund ...."

Volg in dat geval de stappen uit de andere werkinstructie om de restutie goed voor te bereiden.

Kies onder "Inschrijven opleiding" Financiële mutaties collegegeld"

Om het juiste rapport aan te maken:

1. Laat "Type mutatie" leeg.
2. Bij "mutatiedatum" vul je de datum in van de laatste uitschrijving vorige maand (zie datum laatste bestand ). Dus de dag dat de vorige restitutie is klaargezet.
   (zie dus C:\OneDriveBUAS\BUas\CFA-Finance - Documents\Banken-P\Betalingen\Restituties collegegeld)
3. Kies bij Mutatiedatum voor > (groter dan) datum (ipv =)
4. [Uitvoeren]

Pop-up "opening xxxxx.xls"  wordt gegenereerd, kies " open with" , [OK]. In volgende pop-up [Ja]

Sla dit bestand op als excel werkmap in C:\OneDriveBUAS\BUas\CFA-Finance - Documents\Banken-P\Betalingen\Restituties collegegeld.  

1. Zet hier filter op het bestand. Je wilt nu alleen de studenten eruit filteren welke in de restitutie meegenomen moeten worden.
2. Filter eerst het bestand op punt 3 hieronder en stap 4. Controleer daarna welke omschrijving mutaties er zijn en of het filteren op  "beeindiging inschrijving"voldoet.  (doe dit door bij filter beeindiging inschrijving in te vullen. - zie afbeelding hieronder!)
   Er kunnen ook andere redenen zijn, zoals "intrekking inschrijving en verwijderde inschrijving", wijziging studiefinanciering, herberekening collegegeld.  Bekijk dit per reden. Het kan zijn dat je dan ook studenten tegenkomt die geen restitutie krijgen door uitschrijven, maar doordat ze teveel betaald hebben bijvoorbeeld!
3. Filter op de kolom "actuele openstaande vordering" en filter alleen de - bedragen. Maak onderaan een totaaltelling.
4. Voor dubbele regels kan kolom mutaties "0 " eruit gefilterd worden

Laat filtering zo staan.
Nu moet er gecontroleerd gaan worden of restitutie terecht is of niet. In geval van niet bekostigde masters is er geen recht op restitutie, dit zijn allen CROHO' s beginnende met een 7, zie in geel hieronder.

 Let op! Als er onder "collegegeld nieuw"  EUR 24 staat, dan betreft dat incassokosten, deze moeten afgeboekt worden (zie betreffende werkinstructie).  

Sla het bestand op als controle restitutie bestand met 2 tabbladen (een voor Osiris en een voor Exact).

Vul nu ook de betalingsdatum in is gekozen bij het voorbereiden van de restitutieposten.

Klik [Extra criteria] en vul in:

• Status: Alle
• Classificatie: STU
• Grootboekrekening: 1329

[Sluiten] [Tonen]

zet de kolommen in exact in volgorde van het vorige bestand

• klik op [Geavanceerd], zodat submenu verschijnt.(knop verandert in [Eenvoudig] en kies voor [Exporteren].

Nu worden de volgende controles vanuit de excel export uitgevoerd:

• Zijn er geen regels leeg onder " Bankrekening (IBAN)". Controleer ook of het SEPA bankrekeningnummers zijn. Indien leeg, vraag rekening nummer student op en verwerk dat in Exact (werkinstructie).
• Zijn er geen regels leeg of afwijkend onder " Omschrijving", (let op! Deze omschrijving komt op afschrift student "Refund tuition fee 2022-2023" of ander collegejaar), klopt de betalingsdatum, om dit aan te passen klik [Details])
• Kopieer de data van de Plak dit vervolgens in het controle bestand op een apart tabblad.

In het tabblad Exact van het controlebestand plak je nu de export uit Exact met de terug te betalen posten. Ook daar maak je onderaan een totaaltelling. Wanneer beide totaalbedragen met elkaar overeenkomen, dan hoeft je geen aanvullend onderzoek voor aansluiting te maken.

Indien er wel een afwijking uit komt, dan is het belangrijk het verschil te vinden en te verklaren. is er een post al afgeletterd met een openstaande storno? Of is er bijvoorbeeld op de dag dat je hiermee bezig bent toch een uitschrijving gedaan?  Deze wordt in de nachtkoppeling aangeleverd aan Exact, dus zit nog niet in Exact)

Laat de selectie met de betalingen open staan met de juiste betaaldatum in het scherm terugbetalen.

1. Selecteer alle betalingen
2. Kies voor [Toekennen]. Betalingsdatum op volgende betalingsdatum zetten en Eigen rekening: 908 aan einde
3. Kies voor Fiatteren middels de knop [Gefiatteerd]
4. Dan boven in scherm aanvinken reeds gefiateerd en uitvinken te fiatteren.
5. Exporteren in Excel bestand,