OsirisOsiris4. CFA-F werkinstructiesRestitutiesHoe wordt dagelijks in Exact gecontroleerd welke restitutieposten vanuit Osiris aangeleverd zijn en worden deze voorbereid voor verwerking.

Hoe wordt dagelijks in Exact gecontroleerd welke restitutieposten vanuit Osiris aangeleverd zijn en worden deze voorbereid voor verwerking.

Doel:  Dagelijks worden de restitutieregels die aangemaakt zijn door Osiris verwerkt en gecorrigeerd in Exact. Dit is o.a. om te voorkomen dat er onterecht berichten vanuit Debman gestuurd worden en er voor te zorgen dat verwerking van uitbetaling van restituties makkelijker gaat.

Voor wie: Medewerkers CFA-F belast met administratie betalingen van / aan studenten.

Controle restitutieposten vanuit Osiris in Exact: Ga naar Cash flow > Incasso's > Incasso

Controle restitutieposten vanuit Osiris in Exact: Ga naar Cash flow > Incasso's > Incasso
  1. Vink bij betalingsdatum alle aan.
  2. [Extra criteria]
  3. Klik [Extra criteria]. Vul in: Grootboekrekening 1329,
    door ook nog bij [cash flow] " uit" te selecteren krijg je alleen de restituties in beeld
  4. [Sluiten]
  5. [TONEN]

Restitutieposten aanpassen

Restitutieposten aanpassen
  1. Sorteer op Bedrag, zodat de negatieve bedragen bovenaan komen te staan.
  2. Selecteer een post, [Geavanceerd]. (Dit dien je eenmalig te doen).
  3. [Kaart]
  4. Ga naar Kaart student: Toekomstige incassotermijnen aan elkaar afletteren
  5. Ga steeds naar de volgende student in de selectie en kies voor [Actualiseren] om het rijtje op te schonen.

Door dit dagelijks te doen is je verwerking als je maandelijks restituties uit gaat betalen makkelijker, zie hiervoor de werkinstructie "Hoe wordt restitutie collegegeld verwerkt?"                                                                                                                                                      Dit is tevens noodzakelijk om onterechte berichten in Debman4U te voorkomen.

 

Kaart student: Toekomstige incassotermijnen aan elkaar afletteren

Kaart student: Toekomstige incassotermijnen aan elkaar afletteren
  1. Selecteer alle termijnen in bulk met dezelfde betaaldata om tegen elkaar af te letteren.
  2. Ga naar details wanneer er nog 1 post open staat.
  3. Kies bij de creditfactuur regel die overblijft voor [details], mits er geen andere posten meer open staan. Kijk anders EERST bij de handleiding met scenario's
  4. Wanneer je ziet dat er geen recht op restitutie is en er nog wel een achterstallige termijn open blijft staan, dan kun je evt een aanvullend bericht versturen via Debman > via klant email sturen *CN toelichting nog aanvullen

Indien er recht op restitutie is, dan blijft er een regel over.
Deze dien je aan te passen middels onderstaande werkwijze indien er geen andere posten meer op de kaart open staan, Kijk anders eerst onder scenario .

Let op! Juli en augustus geen recht op restitutie collegegeld!

 

Details aanpassen indien er geen andere posten open staan

Klik op de betreffende post en kies voor [details]

Details aanpassen indien er geen andere posten open staan
  1. Zorg dat [Geavanceerd] gekozen is
  2. Verander de "betalingsdatum"  naar de eerstvolgende betaaldatum, waarop incasso's worden geauthoriseerd. Pas de vervaldatum aan naar de datum van vandaag.
  3. Bij "Methode" wordt in geval van restitutie gekozen voor " Op krediet"
  4. Hier dient eventueel een bankrekeningnummer te worden gekozen, als dat nog leeg is.
  5. Hier dient de omschrijving te worden aangepast naar "Refund tuition fee 2022/2023" of betreffende collegejaar 2023/2024.
    * let op in juli/aug geen recht op restitutie! > check in Osiris
  6. Na aanpassing: [Bewaren]
  7. [Sluiten]
  8. [Sluiten] en ga door met zelfde acties bij de volgende persoon

Let op! Mocht er nog een terug te betalen post op de kaart staan (bijvoorbeeld leefgeld) dan kun je dit het beste gescheiden van elkaar houden.

0 Comments

Add your comment

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.