OsirisOsiris4. CFA-F werkinstructiesRestitutiesWat te doen indien nog andere posten op de kaart open staan?

Wat te doen indien nog andere posten op de kaart open staan?

Doel: Bij het uitvoeren van de werkinstructie "Hoe wordt dagelijks in Exact gecontroleerd welke restitutieposten vanuit Osiris aangeleverd zijn en worden deze voorbereid voor verwerking"  kun je diverse scenario's tegen komen die weer andere acties vereisen. Onderstaand zijn de betreffende scenario's uitgewerkt met de vervolgacties die je dient uit te voeren.

Voor wie: Medewerkers Financiële studentenadministratie

De scenario's die je tegen kunt komen:

Bekijk onderstaande scenario's en onderneem de bijbehorende actie:

Afbeelding 0: Er staat een overige vordering (1330) open op de kaart
Afbeelding 1: Alleen storno's open op kaart
Afbeelding 2: Creditfactuur met betalingsdatum tussen 1e en ±17e          (±17e = datum klaarzetten incasso)
Afbeelding 3: Creditfactuur met betalingsdatum tussen ±17e en 1e

Afbeelding 0: Er staat een overige vordering open op de kaart

Je kunt de openstaande vordering afletteren tegen het bedrag wat open staat om uit te betalen aan restitutie. (afbeelding nog maken!)

Afbeelding 1: Alleen storno's open op kaart

Afbeelding 1: Alleen storno's open op kaart

In bovenstaande voorbeeld is te zien dat:
- de openstaande posten alleen maar storno's betreffen (te zien aan XX)

Gewenste actie:
In dit geval is er geen vervolgactie nodig.

Schema

Schema

Afbeelding 2: Creditfactuur met betalingsdatum tussen 1e en ±17e  

Afbeelding 2: Creditfactuur met betalingsdatum tussen 1e en ±17e  

In bovenstaande voorbeeld is te zien:
- de creditfactuur de betalingsdatum van 1 april heeft
- de storno van mrt

Gewenste actie:
In dit geval kunnen beide posten aan elkaar afgeletterd worden.

Afbeelding 3: Creditfactuur met betalingsdatum tussen ±17e en 1e

Afbeelding 3: Creditfactuur met betalingsdatum tussen ±17e en 1e

In bovenstaand voorbeeld is te zien:
- de creditfactuur betalingsdatum van 25 maart betreft
- de openstaande storno feb betreft

Gewenste Actie:
1. Laat de beide posten nog open staan, zodat je deze creditnota steeds tegenkomt bij de dagelijkse actie.
2. Controleer in Debman wanneer de volgende actie wordt uitgevoerd van de openstaande storno en pas indien van toepassing de datum aan.>> hoeft wrs niet!!
3. Moment dat je wel gaat afletteren is op het moment dat je de restitutie gaat klaarzetten van het collegegeld (dus rond de 17e van de maand)

Aanvullende uitleg situatie:
In dit voorbeeld is de incasso van maart net uitgevoerd. Indien een termijn stoneert komt dit meestal binnen tot 10 werkdagen nadien.            (dit zou zelfs tot 2 maanden kunnen zijn, maar grootste deel is binnen aantal dagen)
Mocht de termijn van maart nog storneren, dan wil je de creditnota van maart hieraan afletteren en niet aan de post van februari, omdat
      > voor februari al 24,- administratiekosten betaalt dienen te worden.
      > de student anders een herinnering over de incassotermijn van maart gaat ontvangen, terwijl die is vervallen. (de inschrijving loopt in dit geval maar tot 31-03, dus laatste incasso is 25-02)
         dit levert dan communicatieproblemen op
      > indien de post al is doorgezet naar het incassobureau dan zijn er al extra kosten gemaakt, door dossier in te trekken kost dit NHTV geld.

 

Tijdelijke Aantekeningen:
Het lijkt erop alsof een eerstvolgende actie niet uitgevoerd wordt door debman, indien saldo "0" is. (dit ligt nu bij Orbis als vraag) > invloed op werkwijze wrs.
Betreft 130523,

 

Ga naar: Debman4U

Ga naar: Debman4U
  1. Zoek de debiteur op in Debman4U
  2. Zoek het betreffende dossier op
  3. Klik op de activiteit die op actief staat
  4. De datum staat op "Datum automatisch laten bepalen" vink dit uit.
    Kies in de kalender de juiste datum.  (datum= als meeste storno's binnen zijn)
  5. Kies voor [Bewaar}
  6. Controleer of data van andere activiteiten ook correct mee aangepast zijn.
    Dit kan per situatie verschillen van de openstaande activiteit

Afb4: ......

In bovenstaande situatie is te zien dat:
-

Gewenste actie:

0 Comments

Add your comment

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.