De student dient zich in te schrijven bij Wageningen Universiteit, niet bij BUas.
Indien de student zich toch aanmeld bij BUas, dien je contact met hen op te nemen en te vragen hun aanmelding terug te trekken.

Let op: aanmelders/herinschrijvers die via BUas de aanmelding/herinschrijving doen, komen binnen op de opleiding BTO. Studenten die we zelf (her)inschrijven, registreren we op BTO-WUR. Om de selectie te maken met aanmelders/herinschrijvers die via BUas hebben aangemeld/heringeschreven, gebruik je dus altijd ‘Opleiding  Opleiding  BTO’ en niet ‘Opleiding  Opleiding  BTO-WUR’  of ‘Inschrijving opleiding  CROHO opleiding  55001’

Indien er een aanmelder is met een actieve aanmelding voor BTO (geel rondje met uitroepteken voor de aanmeldregel), dan moet deze aanmelder op de hoogte worden gebracht dat hij zijn aanmelding terug moet trekken en zich bij WUR moet aanmelden.
Hiervoor is een standaardbericht opgesteld, S:BTOAANMFOUT.
Het bericht kan groepsgewijs worden verstuurd:
http://osiris-werkinstructies.screenstepslive.com/s/6671/m/25360/l/245700-hoe-wordt-een-mededeling-aan-een-groep-studenten-verstuurd

Door dit wekelijks te controleren en de aanmelders aan te schrijven, hou je ook direct in de gaten of iemand die een bericht heeft gekregen vanuit BUas ook tot actie over gaat. Daarnaast is het goed om te kijken in de lijst van WUR of zij hierin verschijnen.
Mocht dit het geval zijn, maar blijft de aanmelding bij BUas ook actief, dan kan de aanmelding bij BUas worden geannuleerd door ons. Zorg er wel voor dat de aanmelder op de hoogte is, dat dat de reden is dat we de aanmelding annuleren, anders denkt hij misschien dat hij voor de gehele opleiding wordt afgewezen, wat niet het geval is. Stuur hem een mededeling om aan te geven dat we de aanmelding bij BUas annuleren, omdat we inmiddels informatie hebben ontvangen dat de aanmelding bij WUR in goede orde is ontvangen.

De reden dat we de aanmelding nu annuleren, is om te voorkomen dat de student per ongeluk bij ons betaalt en ook om te voorkomen dat eventuele herinneringsberichten aan deze personen zullen worden gestuurd (kortom: algehele verwarring voorkomen).

*1. Vul bij collegegejaar desbetreffend collegejaar in

Afgelopen jaar hebben we de herinschrijvers verzocht zich her in te schrijven via WUR, ook als ze in het jaar/de jaren daarvoor de aanmelding en eventuele herinschrijving bij BUas hadden gedaan.

Zodra bij BUas de herinschrijving wordt open gezet, zullen ook de BTO’ers hiervan bericht ontvangen, dit is een automatisch gegenereerd bericht in Studielink.
Om te voorkomen dat zij dan gelijk actie gaan ondernemen en zich gaan herinschrijven bij BUas, zal ook dit jaar weer een bericht moeten worden verstuurd aan alle actieve BTO-studenten, dat zij zich moeten herinschrijven via WUR.
Het bericht dat hiervoor gebruikt kan worden is: S:BTOHERINSCHR

*1. vul hier voorgaand collegejaar in
*2. vul hier het einde in van voorgaand collegejaar

Om te voorkomen dat er te veel vervuiling ontstaat, willen we dit pas op een zo laat mogelijk moment doen.
We moeten wel genoeg tijd hebben om de inschrijvingen te verwerken en de studenten moeten op tijd van het netwerk van BUas gebruik kunnen maken.
De inschrijvingen moeten dus rond half augustus ingevoerd worden.

Pas als wij een (digitaal)  BBC van een aanmelder hebben ontvangen, kunnen we tot inschrijving overgaan. Indien we dit niet ontvangen, zullen wij de betreffende student niet in ons systeem zetten.
Buiten de gegevens die wij met regelmaat doorgestuurd krijgen vanuit WUR, hebben we voor het kunnen inschrijven van de student ook nog de volgende gegevens nodig:

School (code)
Naam school
Plaats school

Extensie code
Extensie naam
Extensie land
Instelling (naam de van de buitenlandse school)

Na het invoeren van de studentgegevens, dienen de studenten in de volgende groep te worden geplaatst: BTO-WUR-(collegejaar)-A

Voor herinschrijvers hebben we alleen het BBC nodig. Aan de hand hiervan zetten wij hen in de groep BTO-WUR-(collegejaar)-H
Groepsgewijs kan de herinschrijving voor deze personen worden geregeld:

• Selecteer alle actuele studenten van BTO (zie selectie onder punt 2)
• Klik elke student aan waarvan je een BBC hebt ontvangen (Ctrl-toets ingedrukt houden en de regels aanklikken met de gegevens van de studenten die je wilt selecteren)
• Klik op het icoontje voor het exporteren van de studentgegeven
• Afhankelijk of je al een groep hebt aangemaakt, kies je voor ‘een nieuwe studentgroep aanmaken’ of ‘een bestaande studentgroep bewerken’.  
• Uitgaande van de laatste optie: vul je de groep in (BTO-WUR-2015-H) en klikt op [Volgende]
• Kies één van de twee opties (LET OP: indien er al studenten in de groep staan, dan dien je te kiezen voor optie 2: ‘Voeg de geselecteerde studenten toe aan bestaande groep’, anders worden de studenten die al in de groep staan, uit de groep verwijderd)
• [Opslaan]
• Ga naar menu 2.3.49 Herinschrijven CROHO
• Vul bij ‘Betaalwijze’ ‘Ineens (pin/bank/giro/kas)’ in
• Vul bij ‘Alleen voor studenten uit Studentgroep’ de zojuist gevulde groep in BTO-WUR-2015-H
• Klik op [Actie: Herinschrijven]
• Geef de BBC’s af bij de financiële studentenadministratie (zie info hieronder)

Het is van belang om het verwerken van de herinschrijvers af te stemmen met de financiële studentenadministratie.
Om te voorkomen dat gegevens naar Exact gaan, dient de verwerking van het BBC op dezelfde dag te gebeuren als de herinschrijving!

WUR is op de hoogte van wat ze moeten sturen, wel is het nog van belang om definitieve afspraken te maken over wanneer wij gegevens van hen verwachten en waar zij dit naar toe moeten sturen.

Zowel Sebastiaan Straatman als Christine Alblas moeten op de hoogte worden gesteld dat de inschrijvingen bij BUas zijn ingevoerd.
Ook als iets niet helemaal verloopt zoals we zouden willen, graag een terugkoppeling geven met een termijn waarin we verwachten het opgelost te hebben en of we nog extra gegevens nodig hebben vanuit WUR.
Door deze gegevens (zie hieronder) door te geven, is het duidelijk dat deze studenten inmiddels zijn ingeschreven en mochten zij met vragen komen, dan weten Sebastiaan en Christine in ieder geval de status van deze studenten. Dit voorkomt onnodige vragen.

• Studentnummer
• Achternaam
• Voorletters
• Voornaam
• Geboortedatum
• BSN nummer
• Onderwijsnummer

Om er zeker van te zijn dat wij de originele BBC’s ook binnen krijgen, die van belang kunnen zijn voor de accountant, hou je bij of we deze per post binnen krijgen. Dit kan door de contactpersoon binnen Student Office BUas worden gedaan. Bij het uitblijven (na een week) van het originele document, graag een herinnering sturen naar Christine Alblas. Dit geldt voor zowel de aanmelders als de herinschrijvers.

Beide gevallen zijn voorgekomen en daar kwamen we pas op een laat moment achter. Bij voorkeur begin september een controle uitvoeren of de actuele studenten binnen BUas overeenkomen met de lijst die WUR aan BUas stuurt.
Mochten hierin verschillen zitten, afstemmen met WUR welke stappen te ondernemen.

Situatie 1: Wel in lijst WUR, maar niet bij BUas -> (digitaal) BBC opvragen en de gegevens om de persoon alsnog in te schrijven (laatste alleen indien het een aanmelder betreft).

Situatie 2: Op lijst WUR als ‘ingetrokken’, bij BUas nog actief -> navragen of deze gegevens kloppen en zo ja, de inschrijving annuleren.

Contactpersoon:

Nader te bepalen

Invoeren inschrijvingen:

Nathalie Sluiter-Kleyn Molekamp

[email protected] / [email protected] (algemeen e-mailadres)

076 533 2333 (optie 2, algemeen nummer)

Programma-coördinator BTO:

Sebastiaan Straatman

[email protected]

06 29335851

Adres voor versturen BBC:

Breda University of Applied Sciences

t.a.v. Student Office - naam contactpersoon

Postbus 3917

4800DX Breda

De digitale versies BBC graag direct sturen aan [e-mail adres contactpersoon]

Contactpersonen WUR

Algemeen contactpersoon inschrijvingen:

Christine Alblas (hoofd Student Service Centre)

[email protected]

0317 484953

Student Service Centre:

[email protected]

0317 483618 (volgens site bereikbaar ma t/m vr van 9:00-12:30u)