Hoe wordt de referentietabel incassotermijnen gevuld voor een nieuw collegejaar en aangepast na September incasso?
Doel: Het jaarlijks correct vullen van referentietabel incassotermijnen (voor openstellen betaling). Om een en ander soepel te laten verlopen in Exact en Debman voor late inschrijvingen (na klaarzetten 1e incasso termijn) worden na klaartzette
Voor wie: CFA medewerkers die incasso van Augustus en September hebben klaargezet, kunnen dit doorgeven aan Osiris Key-user, die de relevante data kan aanpassen. In deze werkinstructie worden de uit te voeren stappen voor de CFA key-user beschreven. Bij afwezigheid key user CFA mag aan Functioneel Beheer worden doorgegeven dat incasso is klaargezet en vervaldatum aangepast kan worden.
Ga naar Beheer > Referentietabellen > Student Inschrijven > Collegegeld > Incassotermijnen
Jaarlijks moet de referentietabel incassotermijnen gevuld worden in voorbereiding op het openstellen van de betalingstermijn in Studielink. Input van vervaldata zal worden aangeleverd door CFA-F. Ga dan als volgt te werk:
- Klik op het kruisje om een nieuwe termijn toe te voegen.
- Vul het collegejaar in
- Vul in de hoeveelste termijn dit betreft, bij NHTV wordt geïncasseerd in 12 termijnen, waarvan de 1e plaatsvindt in augustus voorafgaand aan het nieuwe collegejaar, en de laatste in juli.
- Hier geef je aan in welke maand de incasso plaats vindt
- Dit is de vervaldatum naar het Financieel Management Systeem (FMS, bij ons is dit Exact) en de datum dat de incasso daadwerkelijk zal plaatsvinden, zodra in Osiris een financiële regel wordt gegenereerd, worden de 12 termijnen met bijbehorende datum aangemaakt. Bij NHTV worden alle incassotermijnen doorgegeven naar het FMS zodra een student ingeschreven is (actiefcode 4).
- Deze datum vult Osiris automatisch met de eerder ingevulde termijn. Dit is de datum die gecommuniceerd wordt aan de student via Studielink. Zodra student kiest voor betaling in termijnen, ziet hij/zij deze data in Studielink en de bevestigingsmail.
- [Opslaan]
Aanpassen data na klaarzetten van 1e en 2e incasso (midden Augustus en midden September). Ga naar Beheer > Referentietabellen > Student Inschrijven > Collegegeld > Incassotermijnen
Na het klaarzetten van de 1e (en 2e incasso) maar voor de daadwerkelijke incassodatum, kunnen er nog studenten ingeschreven worden. Er zou voor hen dan een extra incassoregel ontstaan met een datum waarop deze niet geïncasseerd gaat worden, om dit te voorkomen doen we na het klaarzetten van de incasso in en September (1e) het volgende:
- CFA-F medewerker die de incasso heeft klaargezet geeft een seintje aan Osiris key-user CFA
- Ga naar referentietabel incassotermijnen en wijzig de vervaldatum van de 1e termijn naar de vervaldatum van 2e termijn (in voorbeeld hierboven dus naar 26-09-2016), check of de incassodatum mee verandert (student die hierna betaalgegevens invoert en machtiging afgeeft, ziet dan ook dat zowel 1e als 2e termijn op dezelfde datum wordt geïnd.
- Na het klaarzetten van de 2e incasso medio September geeft CFA-F dit weer door, op dat moment moet de vervaldatum van zowel de 1e als de 2e termijn aangepast worden naar de oktober vervaldatum (in september 2016 dus naar 25-10-2016).
Na aanpassen van de datum [Opslaan].
Na 1 oktober worden studenten niet langer ingeschreven, aanpassingen zijn daarna niet meer nodig.
0 Comments
Add your comment