Hoe wordt selectie en export gedaan voor excel ten behoeve van het exit onderzoek?
Doel: Het een keer per jaar selecteren en exporteren van gegevens naar een excelbestand van Studiestakers en deze doorsturen naar afdeling SER zodat zij de gegevens kunnen analyseren.
Voor wie: Medewerker CFA Student Office belast met het verwerken van de uitschrijfverzoeken.
Achtergrond: NHTV doet onderzoek naar het "waarom studenten stoppen met studeren". Voorheen werd hiervoor aan elke studiestaker (tijdens het studiejaar) een vragenlijst per e-mail gestuurd. Hier kwam te weinig respons op om een goede analyse van te kunnen doen. In September 2015 zijn 'exit' vragen ingericht in Studielink. Elke student die een verzoek tot uitschrijven doet met een andere reden dan 'examen' moet deze vragen beantwoorden. Studenten die zich NIET herinschrijven zitten hier niet in. Eenmaal per jaar draait CFA deze gegevens per voorkeur begin September uit en verzend het Excel naar SER (Ellen van de Broek / Iris Ossenblok) zodat zij de analyse kunnen uitvoeren.
Aanpassingen in de vragen kunnen aangeleverd worden aan Functioneel Beheer en zullen bij voorkeur voorafgaand aan een nieuw collegejaar worden uitgevoerd.
Ga naar Student > Student > Studentgegevens en selecteer de studenten die in het collegejaar zijn gestaakt
- Maak de selectie als boven aangegeven
- kies hier het betreffende collegejaar waarvoor het rapport wordt gemaakt (huidig of voorgaand)
- De eerste keer kun je de selectie opslaan
- Klik op [zoeken]
- Alle studenten die aan de selectie voldoen verschijnen in het scherm (in de grijze balk zie je het aantal). Kies [Selecteer alle rijen] door op [Bekijken] te klikken, of klik op het hokje daaronder.
- Kies "exporteer de geselecteerde studenten"
Kies welke gegevens je wilt exporteren
- Dit scherm verschijnt, afhankelijk of je eerder de te exporteren gegevens al een keer hebt opgeslagen, kies je "Een nieuw overzicht aanmaken" of "Een bestaand overzicht uitvoeren" (kies welk overzicht).
- Kies [Volgende>]
Selecteer de kolommen die in het overzicht afgedrukt moeten worden
- Indien het bestand voor de eerste keer wordt gemaakt worden links de verschillende kolommen geselecteerd
- Hier staan de geselecteerde kolommen die nodig zijn voor het exit onderzoek, ook bij gebruik van een reeds bestaand onderzoek kun je dit nog aanpassen
- Een nieuw overzicht van kolommen of aanpassing kun je opslaan
- Klik [uitvoeren]
Let op "VW Afloopdatum binnen collegejaar" betekent binnen huidig collegejaar (naamgeving wordt aangepast). Geen probleem als je de export in September of begin Oktober maakt, later in het jaar zul je dan alleen die studenten mee zien komen waarvoor geldt dat zij naast uitschrijfverzoek vorig collegejaar (jaar waarvoor je de selectie hebt gemaakt) ook een inschrijfregel hebben die in het huidige collegejaar afloopt. Als je dus op een later moment de selectie en export doet is het beter om deze voorwaarde te verwijderen en te kiezen voor de voorwaarde vorig collegejaar (VW Vorig collegejaar).
Excel document opslaan en legenda toevoegen
Open het excel document, kijk na of het klopt en voeg een tabblad toe met bovenstaande gegevens toe. Eventueel kan al een filter toegevoegd worden.
Sla het excel rapport op en stuur het naar afdeling SER / personen die zich bezighouden met het exit onderzoek.
0 Comments
Add your comment