Hoe kan ik een document uploaden in Osiris?
Doel: Het opslaan van een document in het dossier van de student in Osiris
Voor wie: Medewerkers binnen CFA die zich bezig houden met het inschrijfproces
Achtergrond: Indien we van een student aanvullende documenten (verblijfsvergunning) hebben ontvangen om zijn inschrijving af te ronden kunnen we deze in Osiris opslaan. Indien we dit document later nodig hebben (bijv. ter verantwoording) is het gemakkelijk terug te vinden.
Allereerst zoek je de student in Osiris op waarbij je het document wil opslaan. Vervolgens klik je onder het kopje ' Studentgegevens' op ' Document'.
Hiermee kom je terecht in menu 2.1.09, in dit menu kunnen documenten geupload worden. Je kunt het document uploaden door op het groene plusje te klikken.
Hiermee kom je in onderstaande scherm terecht.
Om het document te uploaden dien je de volgende stappen te doorlopen:
- Selecteer een documenttype (bijvoorbeeld Diploma of Verblijf (voor verblijfsvergunning)
- Het veld zichtbaar in Osiris student kan op JA of NEE worden gezet, in sommige gevallen is dit standaard al gevuld, door de waarde hier aan te passen kan een uitzondering gemaakt worden.
Op dit moment zullen de documenten voor de student niet zichtbaar zijn in Osiris student omdat dit uit staat. In de toekomst zetten we dit mogelijk wel aan dus mocht je dit aanpassen maak dan wel een bewuste keuze.
Indien we dit in de toekomst aanzetten worden de opgeslagen documenten zichtbaar voor de student als dit veld op JA staat. - Door te klikken op [Upload bestand] verschijnt onderstaande scherm ' Kies bestand' .
- Door hier 1 of meerdere bestanden heen te slepen worden dit bestanden die worden opgeslagen. Door op [Browse] te klikken kun je bestanden selecteren die je op de N of M schijf hebt opgeslagen. Het is mogelijk om meerdere bestanden tegelijkertijd te selecteren.
- Toelichting: Hier kan een korte toelicht geschreven worden over de inhoud van het document
- Bewaren: Hier kan een bewaartermijn gekozen worden, deze zal later standaard gevuld worden zodat voldaan wordt aan de privacy wetgeving.
- Documentstatus: Indien het document alleen opgeslagen dient te worden kun je de status aanpassen naar Afgehandeld
Wil je dat een andere persoon hier nog naar kijkt dan kun je de status op NIEUW zetten en deze persoon hierover informeren. - Als laatst klik je [Opslaan] waarmee het document wordt opgeslagen bij de student.
Je komt nu terug in het scherm Document waar je het zojuist opgeslagen document terug kunt zien.
0 Comments
Add your comment