OsirisOsiris1. Algemene werkinstructies MededelingenHoe kan een mededeling worden gemaakt en onderhouden?

Hoe kan een mededeling worden gemaakt en onderhouden?

Voor wie: Deze werkinstructie is bedoeld voor gebruikers die gerechtigd zijn om mededelingen aan te maken.

Doel: Het maken en onderhouden van mededelingen.

Deze instructie beschrijft:

A) Hoe je een nieuwe mededeling maakt

B) Hoe je een bestaande mededeling kunt aanpassen

Ga naar Beheer > Referentietabellen > Algemeen

Ga naar Beheer > Referentietabellen > Algemeen

1) Klik op Communicatie > Mededelingen (decentraal). Nu verschijnen alle mededelingen van de faculteit.

Hier kun je een nieuwe mededeling aanmaken of een bestaande mededeling onderhouden:

A: Klik op het groene plusje om een nieuwe mededeling aan te maken

B: Klik op een bestaande mededeling om hem aan te passen

A: Het maken van een nieuwe mededeling: Ga naar Beheer > Referentietabellen > Algemeen > Mededelingen (centraal of decentraal) en klik op het groene plusje

A: Het maken van een nieuwe mededeling: Ga naar Beheer > Referentietabellen > Algemeen > Mededelingen (centraal of decentraal) en klik op het groene plusje

Je nieuwe mededeling is herkenbaar aan de groene balk. Nadat de nieuwe mededeling is gegenereerd moet je de volgende stappen doorlopen:

  1. Geef je mededeling een unieke code
  2. Geef een Nederlandstalige omschrijving op van je mededeling
  3. Geef een Engelstalige omschrijving van je mededeling
  4. Geef aan of de mededeling gewijzigd mag worden door anderen. Deze wijzigingen kunnen andere medewerkers dan toevoegen zowel in de standaardmail, alsook eenmalig in het bericht op het moment dat ze het versturen.
  5. Geef aan of je de mededeling pas vanaf een bepaald moment wilt versturen. Bijv. 15:00. Op het moment dat de mededeling wordt verstuurd, zal deze pas naar daadwerkelijk naar de student gestuurd worden als het 15:00 uur is geweest. Dit kan dan ook eventueel de volgende dag zijn als het op dat  moment al 15:00 uur is geweest. Indien deze kolom niet zichtbaar is, kun je dit aanpassen via bekijken  (naast het groene plusje) > kolommen > verstuur vanaf tijdstip.
  6. Geef aan of een document zichtbaar moet zijn in Osiris student ja of nee.
  7. Geef aan of je mededeling actueel is of niet
  8. Kies met het grijze keuzeblokje het juiste type mededeling. De mogelijk te kiezen types zullen verschillen per instelling
  9. Geef het communicatiekanaal op
  10. Geef een onderwerp op; dit is het onderwerp dat de mail zal krijgen
  11. Geef aan of je de medeling met of zonder opmaak wil versturen. Standaard zul je voor HTML kiezen.
  12. Typ hier de tekst van de mededeling. Het is mogelijk om een mededeling te personaliseren met behulp van zogeheten vishaakvelden, denk bijv. aan studentnummer of achternaam, klik dan op "Invoegen veld". (Deze velden slaan op degene waaraan de mededeling wordt verstuurd, dus veld "naam medewerker" kun je niet gebruiken voor je eigen naam onder de e-mail).
  13. Wanneer je in 1 taal, bijvoorbeeld de voertaal van de opleiding, wilt communiceren is het voldoende alleen onder 'Standaard' je bericht in te richten. Het is ook mogelijk het bericht in 2 talen te versturen. Dan richt je bij 'Standaard' de NL tekst in en bij 'Engels' de EN tekst. Nu wordt bij het kiezen van de taal van het bericht gekeken naar de voertaal van de student/medewerker. Herhaal stap 9 en 11 nadat je Engels hebt aangevinkt.
  14. Sla de mededeling op door op [Opslaan] te klikken.
  15. Klik op [>] om naar de detailgegevens van een mededeling te gaan.

Tip: Opgeven van cc emailadressen kun je niet bij het aanmaken van de mededeling, maar dat geef je aan bij het versturen van de mededeling. Zie daarvoor de instructie Hoe wordt een mededeling aan studenten verstuurd (een groep studenten en individueel)?

Het maken van een nieuwe mededeling - nakijken / aanpassen details mededeling

Bij Details Mededeling kun je extra informatie toevoegen of aanpassen met betrekking tot adressering, antwoordadressen etcetera.

  1. Hier leg je vast naar welk e-mail adres de mededeling wordt verstuurd. Over het algemeen is de regel dat er vanuit Studievolg gecommuniceerd wordt naar het 'instelling e-mail adres', uitzondering hierop zijn mededelingen aan aankomende studenten. Vanuit CFA en voor mededelingen die alleen naar nieuwe studenten worden gestuurd kies je voor 'extern e-mail adres (Studielink en IO)'. Als het contractanten betreft die zich niet via Studielink en/of aanmeld hebben aangemeld kies je hier voor 'extern e-mail adres (contractanten)'. Dit laatste wordt niet vaak gebruikt.
    Het is mogelijk om vast te leggen dat er altijd een BBC naar een derde wordt verstuurd .
  2. Bij gebruik van "verstuur in context" heb je beschikking over meer 'vishaakvelden' in de context waarvan je iets verstuurd. Zonder context hangt een mededeling aan een student en kunnen alleen vishaakvelden gebruikt worden mbt de student. Als je bijvoorbeeld kiest voor 'verstuur in context van' "Student - inschrijving" dan kunnen er ook vishaakvelden mbt de opleiding worden toegvoegd. Let op!: Mededelingen behorende bij een context kunnen alleen middels een actie te versturen. Bijvoorbeeld voor context inschrijving heb je de actie "verstuurd mededeling inschrijving" in de schermen 'Student - Inschrijvingen (niet-)CROHO (2.1.30/2.1.40). Op het moment van versturen is er geen mogelijkheid meer op de mededeling aan te passen. Bij BUas worden op dit moment de contexten stoplicht, inschrijving en BSA gebruikt.
  3. Het is mogelijk om bijlage mee te sturen met een mededeling. Zorg er wel voor dat "tonen keuze bijlage zichtbaar in Osiris document"altijd op NEE staat. hierdoor wordt het document altijd opgeslagen en blijft deze in beeld voor opschoon acties.
    Kies hier ook de juiste documentset. Documentset MEDEDELING-1 heeft een bewaartermijn van 120 maanden, terwijl bijlages met een documentset MEDEDELING-GEN maar 12 maanden bewaard worden. probeer hier goed op te letten bij het aanmaken of aanpassen van een mededeling. zodat bijlages niet onnodig lang bewaard blijven.
  4. Hier kan aangegeven worden of een mededeling altijd een standaard antwoordadres heeft en of de verzender daar nog kan kiezen uit de verschillende opties. De mogelijkheden zijn "geen antwoordadres (no reply)", "mijzelf" of "op te geven antwoordadres". Deze laatste kun je hier al standaard vast leggen of de verzender kan dit zelf invullen bij het versturen. Minimaal één van de 'toon opties' moet op 'ja' staan.
  5. Labels gebruiken we niet bij BUas.

Het aanmaken van een nieuwe mededeling verstuurd naar meerdere e-mailadressen

Het is mogelijk om een mededeling te versturen naar meerdere adressen. Door in het detailscherm van menu 3.1.03 Referentietabellen - Mededelingen bij het Invoerveld 'Student e-mailadres' te kiezen voor 'Meerdere'. Je kunt nu maximaal 3 emailadressen kiezen. In onderstaand voorbeeld zal de mededeling worden verstuurd naar het Instelling e-mailadres, het e-mailadres Aanmelding en naar het extern e-mailadres.
De afspraak binnen BUas is dat er met studenten alleen gecommuniceerd wordt via het Instellings e-mailadres (BUas mail adres).

B: Het aanpassen van een bestaande mededeling

B: Het aanpassen van een bestaande mededeling

Klik op de mededeling die je wilt aanpassen. De mededeling zal nu in een groene balk staan. Vervolgens kun je alle velden aanpassen waarbij een rode pijl staat.

  1. Vergeet niet om zowel de Engelstalige als de Nederlandstalige mededeling te wijzigen. Wijzig dan zowel de mededeling zelf als, indien nodig, het onderwerp.
  2. Controleer details van de mededeling en pas aan indien nodig.  
  3. Sla je wijzigingen op door op [Opslaan] te klikken

Meer informatie over gebruik van mededelingen (bij BUas)

Voor meer informatie over het gebruik van mededelingen bij BUas zie bijgevoegd document.

0 Comments

Add your comment

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.