OsirisOsiris1. Algemene werkinstructies MededelingenHoe wordt een mededeling aan studenten verstuurd (een groep studenten en individueel)?

Hoe wordt een mededeling aan studenten verstuurd (een groep studenten en individueel)?

Voor wie: Deze werkinstructie is bedoeld voor gebruikers die gerechtigd zijn om mededelingen naar studenten te sturen

Wat: Alleen inschrijf- en studievolg gerelateerde berichten (SKC - inschrijven toetsen/minors - BSA adviezen - summermailing - toelaatbaarheid etc).

Doel: het versturen van een mededeling aan een individuele student of een groep studenten.

Het versturen van een mededeling aan een groep studenten kan op twee manieren:

A) Vanuit een bestaande groep studenten

B) Vanuit een selectie studenten

Voor het versturen van een reeds verzonden mededeling kun je de volgende werkinstructie gebruiken Hoe kan een reeds verzonden mededeling nogmaals verzonden worden?

A.1) Versturen van een mededeling vanuit een bestaande groep studenten. Ga naar Student > Student > Studentgroepen

A.1) Versturen van een mededeling vanuit een bestaande groep studenten. Ga naar Student > Student > Studentgroepen

NB hiertoe dient er eerst een studentgroep te zijn aangemaakt. Wil je weten hoe je een studentgroep aanmaakt? Ga dan naar de instructie voor het aanmaken van studentgroepen.

1) Zoek de gewenste studentgroep op

2) Klik op [ > ]

A.2) Selecteer de gewenste studenten

A.2) Selecteer de gewenste studenten

1) Selecteer de studenten aan wie je een mededeling wil versturen. (via Bekijken dropdownbox, selecteer alle rijen). De geselecteerde studenten zijn herkenbaar aan de groene balk

2) Klik op het envelopje [ Verstuur een mededeling naar de geselecteerde studenten ]

A.3) Kies je mededeling

A.3) Kies je mededeling

1) Kies ofwel een bestaande mededeling, ofwel een zelf op te stellen mededeling:

- Kies één van de mededelingen om te versturen aan de student. Wil je weten hoe je een mededeling aanmaakt? Kijk dan naar onze instructie aanmaken mededeling

- Als je zelf een eenmalige email wil opstellen, kies je hier voor de mededeling 'General Mail'.

2) Kies [ Volgende ]. Vervolgens kun je zelf je mededeling naar wens opstellen. Aanhef en afzender is al ingericht.

A.4) Loop de mededeling door en pas aan waar nodig

A.4) Loop de mededeling door en pas aan waar nodig
  1. Hier kan nog gecontroleerd worden aan welke studenten de mail wordt verstuurd (door er op te klikken worden namen en studentnummers zichtbaar)
  2. Hier kun je een of meerdere CC-adressen opgeven (zie substep )
  3. Bij [Van] kun je kiezen uit meerdere opties: optie 1: op te geven antwoordadres, waar dan een algemeen e-mail adres ingegeven kan worden, optie 2: Mijzelf (je eigen emailadres) en optie 3: geen antwoordadres (no-reply)
  4. Geef aan of de mededeling vertrouwelijk is - Let op! Als dit wordt aangevinkt, kan behalve de verzender NIEMAND anders de mededeling zien of zien dat deze verstuurd is.
  5. Voeg desgewenst een bijlage toe.  
  6. Bestaande mededeling: Indien de mededeling muteerbaar is, kun je hier het onderwerp en de tekst van de mail aanpassen. NB. De tekst wordt dan alleen voor deze mededeling aangepast, de mededeling blijft ongewijzigd. Bij de 'Format' mails: kan hier de tekst en onderwerp van de mededeling toegevoegd en aangepast worden.
  7. Het kopiëren van tekst vanuit een ander bestand is niet altijd mogelijk met CTRL/CMD+V en CTRL/CMD+C. Je kunt hiervoor deze icoontjes gebruiken. Een pop-up scherm verschijnt waarin je de tekst kunt plakken waarna deze in de mededeling wordt geplaatst.
  8. Hier kun je zien welke voertaal de studenten uit je groep hebben opgegeven. Als je ook een Engelstalige email wilt versturen, kies hier dan 'Engels' en herhaal stap 4 t/m 7.
  9. Indien je de mededeling op een later tijdstip of datum wilt versturen, kun je dat hier invullen. Afhankelijk van de instellingen kan hier al een datum staan. Wil je de mededeling direct versturen, verwijder je de datum en tijd. Wil je het op een latere datum/tijdstip versturen, dan pas je dit veld aan.
  10. Wil je de mededeling op een later moment afmaken, klik dan op 'Opslaan als concept'. Je mededeling wordt bewaard. Te vinden onder je naam > mededelingen > concept mededelingen
  11. Kies [Versturen] 
  12. Je mededeling wordt direct verzonden, of op een later tijdstip als je dit hebt aangegeven. Je mededeling staat dan in het Postvak uit. Te vinden onder je naam > mededelingen.

Concept mededeling versturen

  1. Je concept mededelingen kun je bereiken door bovenin in je scherm op je naam te klikken.
  2. Ga naar [Concept mededelingen]
  3. Selecteer de mededeling die je verder wilt bewerken en kies bij [Acties] voor 'Open' om verder te gaan met de mededeling. Het scherm uit de vorige stap verschijnt en je kunt de gebruikelijke stappen doorlopen. Wil je de mededeling niet behouden, dan kies je voor 'Verwijder'.

A.4-2) Mededeling CC vinkje uit: (Neem een lijst met de geselecteerde studenten op in de mededeling (alleen voor CC)

B) Mededeling CC vinkje uit: (Neem een lijst met de geselecteerde studenten op in de mededeling (alleen voor CC)
  1. Indien je in het veld CC e-mail adressen (van collega's) opneemt en het vierkantje is uitgevinkt, dan ziet de mededeling eruit zoals hierboven.

A.4-2) Mededeling CC vinkje aan: (Neem een lijst met de geselecteerde studenten op in de mededeling (alleen voor CC)

B) Mededeling CC vinkje aan: (Neem een lijst met de geselecteerde studenten op in de mededeling (alleen voor CC)
  1. Indien je in het veld CC e-mail adressen (van collega's) opneemt en het vierkantje is  aangevinkt, dan ziet de mededeling naar de persoon(en) in cc eruit zoals hierboven. Dit is handig wanneer de als CC geadresseerde ook moet weten aan welke studenten de mededeling is verstuurd. De verschillende studenten zien uiteraard niet aan wie het bericht nog meer is gestuurd.

A.4-5) Voeg bijlage toe aan mededeling

Klik op [Bijlage] om een document als attachement mee te sturen:

  1. Klik op [Browse] om het juiste bestand te zoeken
  2. Indien ingericht in de mededeling, kan er per bijlage aangegegeven worden of een document zichtbaar wordt in Osiris Document. In Student - documenten (2.1.09) willen we geen 'algemene' documenten, denk aan nieuwsbrieven, routebeschrijvingen zien. Kies dan "Nee", de bijlage blijft wel zichtbaar bij Student - Mededelingen (2.1.08). Specifieke documenten behorende bij één (kleine groep) student(en) kan wel zichtbaar gemaakt worden.

B) Versturen van een mededeling vanuit een selectie studenten

Het is ook mogelijk om een mededeling aan een door jou geselecteerde groep studenten te sturen.

B) Versturen van een mededeling vanuit menu 2.1 naar één student

Het is ook mogelijk om een mededeling aan een door jou geselecteerde individuele student te sturen.

  • Selecteer de door jou gewenste student via student-studentgegevens (student-zoek, menu 2.1)
  • Herhaal hierna stap A.1) t/m A.4)

Aanpassingen van een mededeling (de)centraal kan in de referentietabel (menu 3.1.02/03), denk bijvoorbeeld aan items als instellen welk emailadres gebruikt moet worden voor een decentrale mededeling (door academies te versturen). Voor meer informatie zie werkinstructie Hoe kan een mededeling worden gemaakt en onderhouden?

Meer informate over het bekijken van een mededeling die al verstuurd is en opnieuw versturen er van is te vinden in werkinstructie: Hoe kunnen mededelingen die aan studenten zijn verstuurd worden geraadpleegd?

0 Comments

Add your comment

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.