In de OER is vastgelegd dat een docent binnen 10 werkdagen na de toetsdatum het resultaat van een tentamen moet invoeren. Binnen 25 werkdagen na de toetsdatum moet dit resultaat zijn vastgesteld. De termijnbewaking is zo ingericht dat er op 3 momenten wordt gekeken naar de status van de resultaatinvoer:

1. 9 werkdagen na de toetsdatum wordt gekeken of er een resultaat is ingevoerd.
2. 11 werkdagen na de toetsdatum wordt nogmaals gekeken of er een resultaat is ingevoerd.
3. 25 werkdagen na de toetsdatum wordt gekeken of een resultaat is ondertekend (en hiermee vastgesteld) door de docent.

Indien er geen resultaat is ingevoerd (termijn 1 en 2) of wanneer een resultaat niet is ondertekend (termijn 3) dan wordt er automatisch een mail gestuurd naar de docent (indien niet bekend wie de specifieke docent is, dan wordt de mail verstuurd aan de contactpersoon van de cursus). Daarnaast wordt er voor de 2e en 3e termijn ook een mail gestuurd naar de Osiris KU en een MT lid.

Functioneel Beheer heeft de volgende zaken ingericht:

• Wat de vrije dagen zijn zodat die niet meetellen als werkdagen. Werkdagen waarop Osiris uit de lucht is vanwege een update worden ook als vrije dagen vastgelegd. (3.3.24 Referentietabel Vrije dagen)
• De mails die automatisch worden verzonden. Dit zijn BUas breed afgesproken teksten. De naam van deze mails begint met TOETS, daarna de afkorting van de academie en daarna nummer 1,2 of 3. (3.1.03 Referentietabel Mededelingen decentraal).
• De medewerkergroep waar de mails van de 2e en 3e termijn naar gestuurd worden. De groep moet tenminste de Osiris KU en 1 MT lid bevatten (3.7.31 Medewerkergroep).
• De termijnen die gelden voor de resultaatinvoer en ondertekening. Deze termijnen worden ook meegenomen in het dashboard van Osiris Docent. Acties waarvoor de termijn verstreken is kleuren bijvoorbeeld rood. (3.4.30 Referentietabellen Termijnen resultaatinvoer).

De Osiris medewerker van de academie moet de volgende zaken inrichten:

• Zet bij alle de toetsen de termijnbewaking op 'Ja', ook voor de niet-klassikale toetsen zoals een mondeling of een opdracht (1.1.05 Cursus Toetsen, Hoe worden toetsen aan een cursus toegevoegd (incl termijnbewaking)?)
• Geef bij de toetsen aan in welk blok of welke blokken de toetsing valt (1.1.06 Cursus Blokken, Hoe wordt vastgelegd in welke periode (blok) de cursus (inclusief de werkvormen en de toetsen) wordt aangeboden?)
• Leg het toetsrooster vast in Osiris. Na de ingevoerde toetsdatum gaat de telling van de termijnbewaking in (1.1.70 Registreer toetsrooster, Hoe wordt een toetsrooster vastgelegd tbv termijnbewaking?)