De volledige bescrhijving per processtap is te vinden op: N:\DepData\Algemeen\Functioneel Beheer\10. Gerelateerde projecten\ARCHIEF\Inschrijven minoren\_Archief. Hieronder kort samengevat:

Processtap 1 door Minordesk:

Begin september in het EC de datum laten vasstellen van de minorday waarop alle instellingsbrede en opleidingminoren gepresenteerd worden (medio februari). Updaten minoraanbod voor studenten voor 1 november en updaten informatie over de minorinschrijfperiode op intranet/Natschool

Processtap 2 door Backoffice Academy:

Vanaf collegejaar 2016-2017:

Aanmaken van de minoren in zowel minor/major/master module als in de module examenprogramma's. Uiterlijk 1 december dient die info gereed te zijn. Daarna vast laten stellen door OER. Na vaststelling van de programma's zal de minorhelpdesk nog een controle uitvoeren op de volledigheid.

Processtap 3 door Student:

 3e jaars studenten oriënteren zich op het minoraanbod en de uiteindelijk keuze die ze willen maken

Processtap 4 door Student:

14-28 maart schrijft student zich in voor de minor die hij/zij wil gaan volgen in het volgende collegejaar

Processtap 5 Check minimum en maximum:

 Na de inschrijvingsperiode wordt een inventarisatie gemaakt . Tevens wordt gecontroleerd voor welke instellingsbrede en opleidingsminoren de inschrijvingen onder of boven de aangegeven minima resp. maxima liggen.

• Voor de instellingsbrede minoren zal de Minordesk deze inventarisatie doen en naar de MT’s sturen.
• Voor de opleidingsminoren zal de backoffice(key user osiris) van de aanbiedende academy dit doen en naar de MT’s sturen.

Processtap 6 (subproces) handling capacity problems, zie hieronder beschreven

Processtap 7: Bouw minor examenprogrammas in Osiris met juiste cursusaanbod (uiterlijk 1 maart lopend collegejaar klaar hebben voor collegejaar dat volgt)

Zodra de inschrijfperiode voor minoren voorbij is wordt door de backoffice het definitief cursusaanbod per minor opgevraagd bij de 4e jaars coördinator. Zodra het programma per minor duidelijk is worden de noodzakelijke wijzigingen per programma  dan vastgelegd.

Processtap 8: Bevestiging aan studenten dat inschrijving definitief goedgekeurd is.

Begin juni wordt aan studenten de definitieve bevestiging gestuurd waarvoor ze ingeschreven zijn.

1. Mededelingen versturen

De volgende berichten moeten op gezette momenten verzonden worden naar de vooraf aangemaakte groepen studenten. Deze groepen worden op verzoek aangemaakt door de backoffices van de academies.

• Invitation for registration via Osiris (omstreeks 14 maart)
• Reminder (5 dagen voor deadline inschrijving)
• Bevestiging 1 (ontvangsbevestiging van keuze wordt automatisch verzonden na inschrijving door student)
• Bevestiging 2 (uiterlijk 1 juni)

A.1) Versturen van een mededeling vanuit een bestaande groep studenten. Ga naar Student > Student > Studentgroepen

NB hiertoe dient er eerst een studentgroep te zijn aangemaakt.

1) Zoek de gewenste studentgroep op

2) Klik op [ > ]

1) Selecteer de studenten aan wie je een mededeling wil versturen (via Bekijken dropdownbox, selecteer alle rijen). De geselecteerde studenten zijn herkenbaar aan de groene balk.

2) Klik op het envelopje [ Verstuur een mededeling naar de geselecteerde studenten ]

1) Kies de juiste standaardmededeling (CFA MINOR OPENI, CFA MINOR HERIN, CFA MINOR BEVES). Wil je weten hoe je een standaardmededeling aanmaakt? Kijk dan naar onze instructie aanmaken mededeling

2) Kies [ Volgende ]

1. Hier kan nog gecontroleerd worden aan welke studenten de mail wordt verstuurd (door er op te klikken worden namen en studentnummers zichtbaar)
2. Hier kun je een CC-adres opgeven (zie substep )
3. Bij [Van] kun je kiezen uit meerdere opties: optie 1: op te geven antwoordadres, waar dan een algemeen e-mail adres ingegeven kan worden, optie 2: Mijzelf (je eigen emailadres) en optie 3: geen antwoordadres (no-reply). Voorkeur: op te geven antwoordadres-> [email protected]  
4. Geef aan of de mededeling vertrouwelijk is -> NVT
5. Standaardmededeling: Indien de standaardmededeling muteerbaar is, kun je hier het onderwerp en de tekst van de mail aanpassen. NB. De tekst wordt dan alleen voor deze mededeling aangepast, de standaardmededeling blijft ongewijzig. Bij de 'Format' mails: kan hier de tekst en onderwerp van de mededeling toegevoegd en aangepast worden.
6. Hier kun je zien welke voertaal de studenten uit je groep hebben opgegeven. Als je ook een Engelstalige email wil versturen, kies hier dan 'Engels' en herhaal stap 4 t/m 6.
7. Kies [Versturen]

Subproces stap 6: Handling Capacity problems:

Academies nemen besluit over de minoren van hun academie die niet voldoen aan de eisen m.b.t. minimum respectievelijk maximum aantal inschrijvingen. De organiserende academie stelt limiet vast van aantal aanmeldingen.

Bij te veel inschrijvingen op een opleidingsspecifieke minor wordt toelating door de academie zelf geregeld (o.b.v. intake/toets/motivatiebrief etc).

Half april vindt loting plaats voor alle minoren waarvoor een limiet is vastgelegd (dit gebeurt door Minordesk).

Studenten die niet toegelaten zijn tot hun eerste minorkeuze geven hun tweede keuze door per email aan de backoffice van de academie (uiterlijk 19 april). De backoffice inventariseert de 2e keuzes van de studenten en informeert het MT van de academie.

Het MT neemt daarna beslissing over wel/niet doorgaan van de minoren. Eventueel voert backoffice van de academie nog wijzigingen door naar aanleiding van het managementbesluit.

 Keyusers verwerken zelf in- en uitschrijvingen op minoren (na deadline inschrijving door student). Indien het een andere academie betreft hulp vragen van de key user van die academie