1. Zoek de student in het zoek scherm
2. Klik op het zwarte pijltje om naar de student door te klikken

• Ga naar 'study abroad regel'
• Kies het bestand document type "Exch-TOR"en dubbel klik op bestandsnaam, hier door wordt het document geopend.

Zie hier voorbeeld van een Transcript of records van een van onze partnerinstellingen. De vakken worden een voor een overgenomen onder bijvakken elders, indien hier een vak code van de partner wordt genoemd gebruiken we die. Zo niet dan gebruiken we als code EXCH1, EXCH2,  etc.

Binnen Erasmuslanden kunnen de credits/ECTS bij het vak overgenomen worden, voor uitwisseling buiten Europa zijn omreken factoren vastgelegd in het Learning Agreement. Bij uploads zie je ook het document (of meerdere als er wijzigingen zijn geweest). Open dit door dubbel te klikken op het (meest recente) Learning Agreement

Zorg dat het juiste proces is geselecteerd "Study Abroad"

In een aantal gevallen kan een student niet de vakken volgen die vooraf zijn vastgelegd, dan zal tijdens het verblijf in het buitenland een of meerdere vakken worden aangepast, gebruik daarom altijd het meest recente Learning Agreement (EXCH-LA) - onder "hoort bij" staat dan 'AFTERARRIVAL'

Dubbelklik op de bestandsnaam dan opent het bijgevoegde document.

Per partnerinstelling buiten Europa is vooraf bepaald en vastgelegd in het Learning Agreement hoeveel een credit van betreffende instelling ' waard is in ECTS. Gebruik dit om de juiste aantal credits vast te leggen.

1. Open het menu Resultaten
2. Kies voor Bijvakken elders

1. Klik op het groene 'plusje' om een regel toe te voegen. Maak één bijvak aan per cursus die vervangen moet worden. Gebruik het bliksemschichtje om voor meerdere vakken in één keer dezelfde waarde in te vullen bv resultaat en examendoel. (zie hieronder)
2. Als er cursuscodes op het TOR staan worden die overgenomen in Osiris, zo niet dan gebruik je de cursuscodes EXCH1, EXCH2 etc. De omschrijving wordt altijd overgenomen onder "Naam"zoals op TOR vermeld staat. Vul bij het resultaat VD/NVD in.
3. In het veld 'Naam (Engels)' kun je de Engelse naam van de cursus invullen. Dit is alleen nodig wanneer de bij punt 2 ingevulde cursusnaam niet in het Engels is. Het veld 'Naam (Engels)' wordt gebruik bij de Engelse cijferlijst en het Engelse dossieroverzicht. Wanneer dat veld leeg is, zal in de Engelse rapporten de naam worden overgenomen zoals bij punt 2 is ingevuld.
4. "Instelling" is een verplicht veld. Hier kies je voor de buitenlandse instelling, de exacte code is terug te vinden onder "Buitenland > Instelling en beursopties". Staat deze nog niet in de LOV-lijst, dan moet dit doorgeven worden aan functioneel beheer (alleen mogelijk als iemand in buitenland is geweest bij een niet partner instelling). De velden voor 'Resultaat elders' en 'Punten elders' worden niet gebruikt.
5. De velden tbv Examencommissie worden nog niet gebruikt bij BUas. Het veld "Organisatieonderdeel", "Categorie" en "Honoraire punten" heeft binnen Bijvakken elders geen toegevoegde waarde en mag leeg gelaten worden.  
6. Hier is het mogelijk een aantekening toe te voegen. Deze is alleen intern zichtbaar, dus niet voor de studenten.
7. Kies voor [Opslaan] als je het cijfer nog in concept wilt opslaan.
8. Wil je het resultaat definitief maken, klik dan op [Acties] en kies voor [Vaststellen]. Een mutatieverslag verschijnt. Klik op [OK].

1. Om het vak/de vakken in het examenprogramma van de student toe te voegen, selecteer je het vak / de vakken, ga naar knop [Acties] en kies 'Maak examenregeling'. Alleen mogelijk als de cijfers definitief zijn.

1. Geef een toelichting op de regeling (bv Exchange).
2. Kies via zoekfunctie het examenprogramma waar het bijvak moet worden geplaatst.
3. Kies hier via de dropdownbox voor "Vervang een cursus uit het examenprogramma" dan wordt die cursus vervangen door het bijvak.
4. Kies via de zoekfunctie het examenonderdeel "Exchange" (dit is ingebouwd in het examenprogramma, in deze werkinstructie vind je hoe).
5. Klik op [Maak examenregeling]

Er verschijnt nu een mutatieverslag. Klik op [OK]. Het bijvak zit nu in het examenprogramma van de student.

Ga naar Examens > Individuele regelingen

Als bij voorgaande stap alles goed is gedaan zie je deze onder 'regeling' terug. welke cursussen worden vervangen en welke vakken daarvoor in de plaats in het examenprogramma zijn opgenomen.

Een laatste controle kun je doen door het het SVO te openen en te controleren of de vakken van het TOR daar opgenomen staan.

De student kan de gegevens terugvinden in Osiris Student, onder resultaten en uiteraard in het SVO en dossieroverzicht. Daarnaast vindt hij of zij ook het TOR van de partner instelling terug onder studentdossier (student file).

NB.: Let op er kunnen per academie wat uitzonderingen zijn. In principe is exchange altijd 30 ECTS.  

Bij HFM is dit bijvoorbeeld anders. Daar wordt exchange altijd verwerkt t.w.v. (HM-29 ECTS , FM-30 ECTS). Daarnaast worden niet de ECTS per exchange-vak aangegeven, maar wordt het totaal aantal ECTS vermeld (dmv een extra bijvak elders) waarna de daadwerkelijke vakken volgen, zonder ECTS. Zie voorbeeld:  

Als een student niet voldoende credits heeft behaald, zullen er in overleg met de international coordinator andere afspraken worden gemaakt. De wel behaalde credits zal dan overgenomen worden zoals hier beschreven. Dat houdt in dat er credits van het Exchange-gedeelte 'over' blijft, vervangend vak of opdracht zal dan moeten worden geregistreerd om aan het vereiste aantal punten te komen.