Controle op betalingsachterstand bij vaststellen judicium en uitdraaien/uitreiken Diploma/P-certificaat
Doel:
Bij de dienst FC & S team Finance controleert men o.a. op betalingsachterstanden. Indien een student een betalingsachterstand heeft krijgt de student geautomatiseerde herinneringen waarin gewezen wordt op de Regeling Achterstallige Betaling. Op het moment dat de student een aanmaning ontvangt wordt deze ook geblokkeerd.
Om te voorkomen dat studenten bij het vaststellen van het judicium (P/B/M) een betalingsachterstand hebben en zonder betaling toch een certificaat/diploma ontvangen, is het noodzakelijk om controles uit te voeren op betalingsachterstanden voor het collegegeld. Wellicht in de toekomst ook voor additionele bijdragen. Wettelijk is bepaald dat aan alle inschrijfvoorwaarden moet zijn voldaan op het moment dat een judicium geregistreerd wordt. Geen achterstand in de betaling is een van de voorwaarden om het diploma te kunnen uitreiken.
Voor wie en door wie:
Collega's die zich bezighouden met het vaststellen van het Judicium, dus lid van de examencommissie in combinatie met iemand van Osiris support en voor de collega's, die zich bezighouden met het uitdraaien van waardepapieren zoals het Propedeuse certificaat, Bachelor Diploma en Master diploma. Het gaat hierbij om het 4-ogen principe.
Hoe zit het met de jurische onderbouwing?
Hierbij het artikel wat staat in de Regeling inschrijving en collegegeld studiejaar 2026-2027 onder Artikel 3.8:
In aanvulling op lid 2 zal, zolang het verschuldigde college-/ examengeld en/of andere achterstallige betalingen niet is voldaan, aan de student geen getuigschrift van een met goed gevolg afgelegd examen worden uitgereikt. Ook wordt geen verklaring van behaalde tentamens verstrekt. De betrokken student kan de deelname aan het onderwijs, het gebruik van de faciliteiten van de instelling en de toegang tot de gebouwen worden geweigerd.
Controle momenten:
Er zijn meerdere controle momenten bedacht om probleemgevallen in een zo'n vroeg mogelijk stadium te signaleren. Achterstand kan echter op elk willekeurig moment ontstaan
- Eerste controle wanneer groep studenten (Afstudeerders-, Propedeuse- en Masterstudenten) bekend is
- de dag van vaststellen judicium; Let op: GEEN judicia vaststellen voor Propedeuse op de laatste dag van de maand!!
- de dag van het printen diploma/certificaat (indien hier tijd tussen zit t.o.v. 2)
- de dag van het uitreiken diploma of certificaat (Let op: P certificaat wordt bij de Servicedesk gelegd om op te halen bij tussentijds behalen). Juridisch gezien mogen wij het officiele diploma achterhouden!!
Proces:
In onderstaande selectie dient bij iedere controle alleen de Studentgroep te worden aangepast. De selectie is beschikbaar voor iedereen met Profiel Secretariaat en heet FIN: achterstand collegegeld (facultair).
- De medewerker van de academie controleert en signaleert richting Finance via [email protected] als er iemand naarboven komt in de selectie
- De academie haalt de student (tijdelijk) uit de eigen studentgroep, welke is aangemaakt tbv vaststellen judicium/printen
diploma, en plaatst deze in een aparte studentgroep om op te volgen
- Afdeling Finance controleert of het klopt en informeert de academie hierover. De academie neemt vervolgens contact op met de student door middel van een generieke mail (zie onderstaande formats) en informeert hem/haar dat er een betalingsachterstand is en dat het judicium pas kan worden vastgesteld als de achterstand is ingelopen. En neemt daarna eventueel contact op voor de te nemen stappen of stemt de mogelijkheden af.
De academie dient in de mail naar de student te vermelden dat de student de afdeling Finance moet informeren zodra de betalingsachterstand is verholpen (dit is al opgenomen in de beide formats)
- De academie plaatst onder interne aantekening in Osiris wat er met de student afgesproken is
- Zodra de student de afdeling Finance heeft gemaild dat de betalingsachterstand is opgelost, controleert Finance dit en melden dit dan aan de Academie terug zodat zij verder kunnen in het proces.
- De academie zet vervolgens de student weer in de eigen studentgroep en haalt deze uit de aparte studentgroep zodat de normale acties weer mogen worden uitgevoerd.
Nederlandse versie mail naar student vanuit Academie (let erop om de geel gearceerde stukken per keer aan te passen)
Helaas moeten we je via deze weg laten weten dat we je judicium voor de propedeuse/bachelor op dit moment niet kunnen vaststellen. Je hebt namelijk nog een openstaand bedrag aan collegegeld bij BUas.
Je hebt eerder een e-mail van ons ontvangen met informatie over dit openstaande bedrag en hoe je dit kunt overmaken. Het onderwerp van die e-mail is: 'Herinnering (studentnummer) Naam student of Reminder (studentnummer) Name student…..'
We vragen je het openstaande bedrag zo spoedig mogelijk te voldoen via de instructies in die e-mail. Zodra je de betaling hebt gedaan, ontvangen we graag een bevestiging via [email protected]. Vermeld daarin je studentnummer en voeg een bewijs van betaling toe, zodat we je betaling zo snel mogelijk kunnen verwerken.
Zodra we je betaling hebben ontvangen, zullen we verdergaan met het verwerken van je diploma.
*Als je je diploma in de maanden juni, juli of augustus hebt behaald, dien je tot 31 augustus collegegeld te betalen.
Heb je hier vragen over? Neem dan contact op met [email protected]
Engelse versie mail naar student vanuit Academie (let erop om de geel gearceerde stukken per keer aan te passen)
Unfortunately, we have to inform you that we are currently unable to determine (finalize) your propaedeutic/bachelor result. This is because you still have an outstanding tuition fee balance with BUas.
You have previously received an email from us with information about this outstanding amount and instructions on how to make the payment. The subject of that email is: “Reminder (student number) Name student” or “Reminder (student number) Name student…”.
We kindly ask you to pay the outstanding amount as soon as possible by following the instructions in that email. Once you have made the payment, please send a confirmation to [email protected]. Make sure to include your student number and attach proof of payment, so we can process your payment as quickly as possible.
As soon as we have received your payment, we will proceed with processing your diploma.
If you obtained your diploma in the months of June, July, or August, you are required to pay tuition fees until August 31.
If you have any questions, please contact [email protected].
Contactpersonen per academie:
AT: via mailadres [email protected]
ABEL: via mailadres [email protected]
AGM: Maartje Jonkers
AHF: via mailadres [email protected]
ALE: Irma Lammers en Iris Raams (propedeuse) en Cissy Vervaart en Nanda Verpaalen ALEfinalexams)
0 Comments
Add your comment