Hoe wordt een examen bij een student geregistreerd?
Doel: Wanneer een student het afstuderen behaalt, moet dat worden geregistreerd als examen. In deze werkinstructie wordt beschreven hoe het registreren van het examen in zijn werk gaat, individueel en groepsgewijs.
Voor wie: Deze werkinstructie is bedoeld voor medewerkers die zich bezighouden met diplomering en examinering.
Door wie: Een lid van de examencommisie logt in in Osiris en vult SAMEN met een medewerker Osiris/Bedrijfsvoering de examendatum en het judicium in.
Ga naar: Student > Examens en diploma > Registreer examens
Om examens te kunnen registreren moeten eerst de juiste studenten worden geselecteerd.
Een lid van de examencommissie logt in en SAMEN met de medewerker Osiris/Bedrijfsvoering zal het examen worden geregistreerd.
- Zoek de studenten(groep) waarbij het examen moet worden geregistreerd.
- Selecteer in het rechterscherm de studenten c.q. studentengroep waarvoor het examen moet worden geregistreerd.
- Klik in Menu 2.606 (Registreer examens (groepsgewijs) op de actieknop <Actie: Registreer examens>
Examendatum en judicium invoeren
Van de geselecteerde studenten kan nu een examendatum en een judicium worden ingegeven.
- De controle 'controleer op diploma-aanvraag' staat standaard aangevinkt. Er zijn hogescholen waarbij studenten via de self-service Student een diploma-aanvraag kunnen indienen. BUas gebruikt deze funtionaliteit (nog) niet.
- Voer de examendatum in (datum dat de examencommissie heeft besloten dat de student is geslaagd) en het judicium. Indien het veld "Voorgesteld judicium" is gevuld, dan kunnen deze waarden met behulp van de actieknop [Neem voorgestelde gegevens over] worden gekopieerd naar het respectievelijke veld "Judicium".
- Om het examen bij de geselecteerde studenten vast te leggen klik je op de knop <Registreer examens>. Daarbij kun je aangeven of er dient te worden gecontroleerd of er ook een examenaanvraag is vastgelegd in het systeem. Dat doe je door de checkbox <Controleer op diploma aanvraag> aan te vinken. Standaard staat deze aan, het is afhankelijk van je rechten of je deze checkbox ook uit kunt vinken).
- In scherm 2.606 en via <Acties> is het mogelijk om groepsgewijs de SVO's te verversen.
LET OP: Zodra de examendatum en het judicium worden opgeslagen wordt dit nu direct uitgewisseld via het systeem met DUO.
Wanneer een examenmutatie wordt teruggedraaid, omdat er een fout is gemaakt in de examendatum, dan wordt de examenmutatie na correctie niet automatisch verstuurd naar DUO. Stappen bij correctie:
- KU CFA draait verstuurde examenmutatie terug.
- Academie vult juiste datum in.
- KU CFA verstuurt de gecorrigeerde examenmutaties handmatig.
Bij een fout judicium kan de KU van de academie dit wijzigen. Deze correctie wordt niet doorgestuurd naar DUO (DUO legt het specifieke judicium niet vast).
Groepsgewijs datum en judicium invoeren
Het is ook mogelijk om dezelfde examendatum en hetzelfde judicium tegelijkertijd aan alle geslecteerde studenten toe te kennen. Daarvoor ga je als volgt te werk
- Selecteer de rijen waarvoor je de gegevens groepsgewijs wilt aanbrengen. Indien je alle rijen wilt selecteren klik dan op "Bekijken" links boven in de tabel en selecteer vervolgen "Alle rijen selecteren". Klik daarna op de knop met de gele bliksemschicht naast "Bekijken"
- Geef nu de nieuwe waarde in voor de velden "Examendatum" en "Judicium". Vink ook de checkbox aan. Indien er reeds waarden staan, dan kunnen deze overschreven worden door de checkbox "Huidige waarden overschrijven" aan te vinken.
- Klik op de knop <Wijzig>. Alle rijen zijn nu voorzien van dezelfde gegevens.
- Klik vervolgens op de knop <registreer examens>.
Mutatieverslag
Er wordt een mutatie verslag getoond. Daarop staat het resultaat van de controles / acties die worden uitgevoerd bij de registratie van het examen. Bovenaan wordt een samenvatting gegeven van de geregistreerde examens. Per student wordt aangegeven welke fouten er zijn opgetreden als gevolg van de controles die zijn gedaan.
0 Comments
Add your comment