Hoe breng je een concept TSA/BSA uit?
De examencommissie bespreekt 2x per jaar de voortgang en situatie van de propedeuse studenten en stelt op basis daarvan een advies vast. Een keer tijdens het studiejaar (Tussentijds Studie Advies, TSA) en een keer aan het einde van het studiejaar (Bindend Studie Advies, BSA). Met het BSA wordt bepaald of een student de studie wel of niet mag vervolgen. Het kan voorkomen dat je bij een student met een aangehouden advies een individueel BSA wil berekenen. Dit wordt ook uitgelegd in de instructie hieronder.
Doel: Ter voorbereiding van de examencommissievergadering het concept TSA of BSA advies uitbrengen en de overige benodigde rapporten uitdraaien.
Voor wie: Deze instructie is voor de support medewerkers die de TSA/BSA vergadering voor de examencommissie voorbereiden en de adviezen door Osiris laten berekenen.
Uitbrengen concept advies
Voordat het advies wordt berekend moet het BSA kenmerk bij studenten zijn gecontroleerd en daar waar nodig op 'Nee' gezet, zodat er geen advies wordt uitgebracht voor studenten waarbij dat niet wenselijk is. Deze actie staat onder processtap 2b Aanpassen data BSA module, werkinstructie Hoe kan het BSA kenmerk van studenten worden gewijzigd? (individueel en groepsgewijs).
Let op dat alle behaalde resultaten van de propedeuse studenten zijn vastgesteld, zodat deze worden meegeteld bij het berekenen van het advies.
Ga naar menu 2.5 BSA-Zoek
- Vul de volgende selectievelden:
Collegejaar = vul hier het collegejaar in waarover advies uitgebracht moet worden
Adviestype = EIND - Klik op [Zoeken]
Je krijgt nu een overzicht met alle opleidingsvarianten waarvoor een BSA advies afgegeven moet worden.
Selecteer een of meerdere opleidingen, klik op [Acties] en kies 'Uitbrengen advies', klik in de pop-up op [Uitbrengen].
De BSA adviezen voor deze opleiding(en) zijn nu berekend volgens de ingerichte criteria en staan nog in concept.
Een concept advies is niet zichtbaar voor de student en de docent/begeleider.
Individueel advies uitbrengen
- Kies menu 2.5.05.
- Selecteer de studenten die een individueel BSA advies moeten krijgen (meestal zijn dit aangehouden studenten).
- Klik [Acties]: Advies uitbrengen.
De BSA adviezen zijn nu voor deze individuele studenten berekend en uitgebracht
Uitdraaien studentenlijst
Klik door op een opleiding en ga naar menu 'Uitgebrachte adviezen' (2.5.06).
Voor de geselecteerde opleiding zie je een overzicht van de studenten en het berekende (concept) advies.
Selecteer alle studenten, klik op [Acties] en kies 'Afdrukken studentenlijst' en klik op [Uitvoeren].
Mocht je voor een studiestaker al een advies hebben vastgesteld, selecteer dan eerst alleen studenten met een concept advies voordat je de studentenlijst voor de vergadering van de examencommissie afdrukt.
De Studentenlijst (Bindend studieadvies) geeft de studenten op alfabetische volgorde weer met het aantal punten en het berekende advies.
Druk ook de studentenlijst af van de studenten waarbij het advies in het vorige collegejaar is uitgesteld (aangehouden studenten).
Dit is ook een goed moment om de studenten te checken die eerder een positief advies hebben ontvangen terwijl de propedeuse nog niet behaald was. Deze studenten komen niet meer naar boven in de BSA module, omdat er al een positief advies is vastgelegd. Indien een student inmiddels de propedeuse behaald heeft, moet de examencommissie dit vaststellen. In dat geval kun je van deze studenten ook een groslijst uitdraaien.
Uitdraaien en aanpassen groslijst
Ga terug naar scherm 2.5.06 met de uitgebrachte adviezen en exporteer de gegevens naar Excel door op het Excel icoon te klikken en open het excelbestand. Kopieer (Ctrl +C) de studentnummers.
Ga naar menu 9.3.18 Groslijst op basis van examenprogramma.
- Klik op de knop met het plusje bij het selectieveld voor Studentnummer, plak de gekopieerde studentnummers in de pop-up en klik op [OK].
- Klik op [Zoeken]
- Selecteer alle studenten in het scherm en klik op [Actie: Groslijst] en daarna op [Uitvoeren].
Voeg in de groslijst een kolom toe na kolom B (de kolom met de studentnamen).
Bij TSA:
Geef deze kolom de titel: Tussentijds advies Examencommissie: P/W
In deze kolom noteert de examencommissie het tussentijds advies, op basis waarvan de supportmedewerker de juiste TSA-brief kan versturen. Er zijn 2 opties:
P=Positief advies (de student heeft geen achterstand)
W=Waarschuwing (de student heeft een achterstand en moet de herkansing(en) goed benutten om straks geen negatief eindadvies te krijgen)
Bij BSA:
Geef deze kolom de titel : Eindadvies Examencommissie: P/PZP/UPOST/UPROP/NPO/NGPO.
In deze kolom noteert de examencommissie het eindadvies, op basis waarvan de supportmedewerker de juiste BSA-brief kan versturen. Er zijn 6 opties:
P=Positief advies met propedeuse
PZP=Positief advies zonder propedeuse
UPOST=Uitgesteld advies, door naar postfase
UPROP=Uitgesteld advies, propedeuse over
NPO=Negatief advies, met persoonlijke omstandigheden
NGPO=Negatief advies, geen persoonlijke omstandigheden
De studentenlijst en groslijst gaan gezamenlijk naar de examencommissie, na invulling van de adviezen komt de groslijst terug bij de medewerker support.
Om straks selecties te kunnen maken voor het versturen van de verschillende TSA/BSA brieven is het van belang dat de medewerker support een digitale versie van de ingevulde groslijst ontvangt van de examencommissie.
0 Comments
Add your comment