1. Zijn alle restituties collegegeld verwerkt? Zo niet dan moet dat eerst gedaan worden zie werkinstructie restituties collegegeld
2. Zijn wijzigingen in rekeningnummers verwerkt? Zo niet, zie dan werkinstructies voor handelingen (In Osiris / in exact). -> nu normaal via SL
3. Zijn alle financiele regels afgeletterd in Exact middels de werkinstructie controle via Saldi lijst? (normaal al gedaan voor restitutie collegegeld)
4. Zijn er nog (deel)betalingen van studenten die niet verwerkt zijn? Staat er nog iets in de bank om toe te wijzen? (Zie Cashflow/Invoer/Toe te wijzen zorg dat je geen datum invult in je selectie!)
   Staan daar nog betalingen waaruit blijkt dat er vooruit betaald is, dan dien je deze eerst af te letteren.
   Check ook Cashflow/Invoer/Af te letteren of je daar niks meer tegen komt wat betrekking heeft op collegegeld vooruitbetaling. (zorg dat je geen datum invult in je selectie!)

In de maanden SEPTEMBER en OKTOBER zijn er een aantal extra acties of controles. Klik dan hier dan kom je onderaan in deze werkinstructie. Als je die hebt gedaan, dan ga je weer verder met de stap hieronder.

Het controlebestand kun je vinden op de volgende locatie: \\Client\C$\OneDriveBUAS\BUas\CFA-Finance - Documents\Functionarissen\ICT\Processen\Rapportage (alle)

Open "incasso controle rapport Exact vs Osiris PRD versie". Hier doe je de controle om na te gaan of de te incasseren bedragen en rekeningnummers overeen komen met de informatie in Osiris.

1. Bestand openen -> EERST bestand "vernieuwen" of "refresh all" (zie bij 1 printscreen hieronder)

2.  Sla het controle bestand op en kies daarna voor "opslaan als" onder \\Client\C$\OneDriveBUAS\BUas\CFA-Finance - Documents\Banken-P\Betalingen\Incasso collegegeld met de naam "25062024 Incasso controle rapport ..... " (of dus datum incasso + Incasso controle rapport). Voeg ook een kolom tussen om opmerkingen in te plaatsen voor de verschillen.

1. Zorg dat de filter op status "niet verwerkt" staat   (standaard zo gefilterd, zie printscreen hierboven)                                                                                                                                          
Tel het aantal rijen. Selecteer vanaf de eerste student tot aan onderaan om te checken of het aantal studenten naar boven komt gelijk is met het aantal studenten die ook in Exact staan.

In Excel: kun je alle rijen tellen (snel tellen in Excel: ctrl + shift + pijltje naar beneden - zie rechts onderin het aantal)

In Exact: zie je rechts onder aantal rijen als je incassobatch beheren selecteert. Dit selecteer je door te kiezen in onderstaand scherm voor betalingsdatum = incassodatum (dus meestal 25e van de maand) + GRB 1329. Zie onderstaande printscreen

Komt het totaal tussen de EXCEL rapportage en EXACT overeen?

Ja = okay,

Nee = Check eerst of het verschil kunt verklaren.
!Let op: Op dit moment zit er nog een fout in de rapportage, waardoor studenten soms 2 keer in het overzicht staan.
Als je het bestand van vorige maand opent (dus het opgeslagen Incasso controle rapport Exact vs Osiris + datum van vorige keer)
, dan kun je die verschillen die naar boven kwamen met "MP"in  de opmerking als eerste checken of die nu weer dubbel voorkomen. Studenten die 3 keer in de lijst staan zijn lastiger al verschil in beeld te brengen.
Om de verschillen normaal gesproken in beeld te brengen kun je gebruik maken van "duplicate values", zie printscreen hieronder.
Maak een export/kopie van beide (rapportage in excel en exact), zet ze onder elkaar, sorteer op studentnr, en highlight dubbele waarde. Welke studenten zijn niet gehighlight? Die kun je filteren door kleur = leeg te filteren. Dat zijn de verschillen.

Zijn de verschillen terecht? Voeg een opmerking kolom tussen in het controlebestand dat je opslaat en maak een notitie.

Mocht het verschil niet terecht zijn.neem dan de actie die nodig is.. (check Chantal of Wesley)

CONTROLE ONGELIJK BANKREKENING
Filter vervolgens op "Vergelijk bankrek"= "ongelijk"(mits aanwezig)
Als hier resultaten zijn dan betekent dit dat de bankrek wel in Osiris is aangepast, maar nog niet in Exact. > Volg in dat geval werkinstructie reknr aanpassen.

*Vul datum ondertekening in Exact bij de machtiging in met de datum van de wijziging onder incassomachtigingen (zie juiste kenmerk in Osiris) > kies vervolgens per toekomstige incassotermijn voor het nieuwe (default) rekeningnr + de juiste incassomachtiging en sla op." Hiermee moet het verschil opgelost zijn.

Let op! In de periode vanaf mei als de herinschrijving open staat voor het volgende collegejaar, dan krijg je iedereen als verschil te zien die voor het volgende collegejaar een ander reknr heeft opgegeven.Dit probleem lost zichzelf op vanaf de doorlopende machtiging, maar voor nu kun je hier dus geen goede controle op doen.

 <<<< TOT HIER >>>>

CONTROLE ONGELIJK BEDRAG
En filter daarna op "Vergelijk bedrag" = "ongelijk" (mits aanwezig)

Kijk voor het resultaat waarom dit het geval is en voeg een opmerking toe wat er aan de hand is. (zie vorige bestand als voorbeeld)

Let op! Hier zit nog een foutje in. Vorige keer kwamen 3 tal studenten naar boven die wel hetzelfde bedrag hadden in het bedrag EXACT t.o.v. het bedrag OSIRIS, verderop in dezelfde rij. Dit vraagstuk ligt nog bij Michael. Kijk ook hiervoor in het vorige bestand of je weer dezelfde studenten tegenkomt en maak een opmerking in de toegevoegde kolom voor opmerkingen.

Maak nu opnieuw de selectie in EXACT via bovenstaand menu wanneer * anders kun je verder met de selectie die je hierboven al gemaakt had voor de totaaltelling, dus zoals onder 1 aangegeven

1. Betalingsdatum = incassodatum die het betreft (bijvoorbeeld 25-06-2024 t/m 25-06-2024)

* Wanneer je studenten mist aan de exact kant, selecteer dan coor deze controle 2 dagen na vorige incasso tot 1 dag voor volgende incasso. (Niet huidige incasso) om studenten die met een verkeerde betalingsdatum opgeslagen staan op te sporen. * zie hieronder controles in Excel onder 1

2. Extra criteria                                                                                                                                                                                                                                                                3. Classificatie -> stu                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   4. Grootboekrekeningnummer -> 1329                                                                                                                                                                                                                                                          5. Sluiten                                                                                                                                                                                                                                                                       6.. [Tonen]

Na de controles kan de incasso echt klaargezet worden. Maak opnieuw de selectie, maar alleen voor de betreffende betalingsdatum. (of indien je dit nog open had staan met de juiste selectie, dan kun je verder gaan.)

1. Betalingsdatum = datum incasso. (niet datum tekenen in bank! maar meestal de 25e van de maand)                                                                                                                                                                                                                          2. [Tonen] (incl. extra criteria grootboek 1329)

1. [Toekennen]

1. Betalingsdatum = incassodatum invullen
2. [Ok]

1. Controleer of de kolom volgorde is zoals het incassobestand van de vorige keer
2. Kies voor [Exporteren]

1. Kies nu voor [Verwerken] , kan onder 1 of de knop "verwerken"

'Print' (via printer icoontje) het overzicht in PDF en sla op op de volgende locatie                                                                                                     Client\C$\OneDriveBUAS\BUas\CFA-Finance - Documenten\Banken-P\Betalingen\Incasso collegegeld  met de naam "incassodatum crystal reports - incasso collegegeld batch"

Vervolgens kan het gegenereerde incassobestand (CORE) in de bank klaar gezet worden.

Zie hiervoor banken-P > Export > NL > Rabobank.
Je kunt ook eerst alle bestanden genereren en dan alle bestanden importeren achter elkaar in de bankomgeving. (dus restitutie collegegeld, incasso collegegeld en incasso overig)

Ook het betaalvoorstel kun je kiezen om die achter elkaar te maken voor de 3 bestanden (dus restitutie collegegeld, incasso collegegeld en incasso overig).
Noteer in dat geval even het runnummer en het totaalbedrag.

Om het betaalvoorstel te maken in Synergy
1. Kies voor +Create en dan voor "Request"

kies voor type "Fiatteren betaaladvieslijst"

Vul het Runnummer in onder "Our ref" en zet het bedrag erin, zoals onderstaand.
Kies vervolgens voor "create"

Importeer in de bank als je nog niet gedaan hebt.
Maak de exports van de bank e.d. zoals normaal en stuur deze naar de persoon die de betaling controleert

EINDE VAN DE WERKINSTRUCTIE

Volg in deze maanden onderstaande extra stappen. Wanneer je hier klaar mee bent, ga dan weer verder bovenaan de werkinstructie waar je gebleven bent.

1. Bij de incasso van september dient er op de dag dat de incasso wordt klaargezet een seintje aan Functioneel Beheer gegeven te worden, zodat zij zsm in de ochtend de referentietabel incassodata in Osiris kunnen aanpassen!

2. Zijn alle kortingen geregistreerd in Osiris en door de koppeling al verwerkt in Exact? (Dit speelt voornamelijk in de maanden Sept/Okt.)

3. Zijn handmatige machtigingen collegegeldmachtigingen verwerkt? (uitzonderlijk!!)

4. Zijn alle vergunningen door RenC verwerkt die invloed hebben op lager collegegeld? (Dit speelt voornamelijk in de maanden Sep/Okt)

5 Controleer de mutaties wijzig betaalwijze vanuit Osiris

Vul het betreffende collegejaar in en Kies voor uitvoeren

Filter bij de export die hieruit volgt op "Betaalwijze van Ineens naar Eenmalige incasso." en sla dit bestand ook op onder incasso collegegeld.

Deze moeten in Exact aangepast worden (indien nog niet gedaan):

1. Zoek de student op in Osiris en controleer of de laatste keuze Eenmalige incasso staat en er een machtiging vastligt
  Zoek vervolgens de student op in Exact en check of je ziet dat er geen incassomachtiging is gekoppeld aan de verkoopfactuur en dat deze op "op krediet" staat ipv "incasso".

Ga naar Cashflow / Incassomachtigingen zoek de concept machtiging op van deze student die aangemaakt is in Exact en vul datum ondertekening in met de datum van ondertekening uit Osiris bij de betreffende machtiging.

2. Ga naar de betreffende verkoopfactuur in exact en klik op details.
- Koppel de machtiging aan deze verkoopfactuur.
- Zet " methode"op "incasso
- Pas de omschrijving aan naar: "Collegegeld incassotermijn sep 2024" bijvoorbeeld