Hoe maak je een overzicht ter controle af te letteren posten in Exact?
Doel: Om een controle uit te voeren of er nog posten op een debiteurenkaart staan die afgeletterd kunnen worden kan onderstaand overzicht worden gemaakt.
Dit kan o.a. gebruikt worden als controle bij de processen incasso collegegeld, incasso overig, restitutie collegegeld.
Voor wie: Administratief medewerkers verantwoordelijk voor financiële afwikkeling van de inschrijving.
Ga naar: Exact > Financieel > Debiteuren > Saldilijst
1. Selecteer "Details"
2. Peildatum " Huidige Datum" + Betalingsdatum = "leeg" maken zodat toekomstige posten zichtbaar zijn! (deze staat vaak gevuld)
3. [Extra Criteria] Kies voor "classificatie" STU
4. Sluiten
5. Tonen
Exporteer de output
1. Exporteer de gegevens
Opmaak verwijderen door Start/Home -> Samenvoegen en centreren uitvinken
1. Voor de vervolgacties is het belangrijk de opmaak "Merge cells" te verwijderen. Dit kun je doen door alles selecteren en onder Start/Home -> Samenvoegen en centreren (merge & center) uit te vinken.
Bestand verder bewerken en gebruiken voor controle op af te letteren posten
1. Voeg een filter toe.
2. Selecteer de kolom "Relatie", kies onder tabblad "Start" voor [Voorwaardelijke opmaak] > Markeringsregels voor cellen > Dubbele waarden... > "Ok".
Alle srudenten met meerdere posten op de debiteurkaart worden nu in rood gemarkeerd.
4. Kies nu voor "filteren op kleur" bij de kolom "Relatie" en selecteer alleen de regels met een rode kleur, dus waar dubbele regels aanwezig zijn.
Markeer de - bedragen in het geel voor snellere vervolgcontroles
1. Je kunt de kolommen F tm I verbergen voor de prettigere leesbaarheid
2. Selecteer vervolgens alle "- bedragen" via het filter in kolom J "Bedrag (EUR)" en maak vervolgens deze rijen geel, zodat je daarna makkelijker snel ziet waar eventueel iets af te letteren valt. Doordat we hier een grote controle doen kom je zowel posten tegen van 1329, 1330 als 1305.
3.Haal de filter weer van de gele regels af en zorg dat je weer alle studenten met dubbele regels (in rood) ziet.
4.Loop nu de lijst door met "Page Down" en check de gele regels of je er ook in EXACT iets mee wilt doen. Bijvoorbeeld:
- Leefgeld en scholarship om terug te betalen hoef je niks mee te doen
- NON EU clg ontvangsten kunnen overgeslagen worden, mits nog geen financiele regel aanwezig
- Debiteurencorrecties mogen aan elkaar afgeletterd worden
- (Deel) ontvangsten kunnen afgeletterd worden aan de post waar ze betrekking op hebben (mits nog niet bij incassobureau) OF indien al herinnering kan ook aan de eerst volgende incassotermijn worden afgeletterd, afhankelijk van wat wenselijk is.
-....
Vervolgactie > Stap 4 beter automatiseren! > Nadenken hoe !
TEVEEL BETAALD zonder Af te letteren posten
Na bovenstaande controle kan er een aanvullende selectie gemaakt worden om te veel betaalde bedragen inzichtelijk te krijgen, waar geen openstaande posten voor zijn.
Selecteer nu juist de studenten die niet met meerdere regels voorkomen in het bestand, door te filteren op niet rood, maar zonder opvulling.
En controleer vervolgens de - bedragen, waarom deze open staan.
Deze kunnen indien van toepassing klaargezet worden om terug te betalen als overige restitutie, in het geval er niet op korte termijn een te betalen post verwacht wordt.
Sla dit bestand op onder C:\OneDriveBUAS\BUas\CFA-Finance - Documents\Banken-P\Betalingen\Incasso collegegeld met als naam "Controle Saldilijst + datum".
(Beetje onlogische plek voor je gevoel, maar dit controlebestand is zowel tbv de incasso collegegeld als voor de restitutie)
0 Comments
Add your comment