Ga via Student > Aanmelden opleiding >Aanmeldingen naar het overzicht met aanmeldingen (menu 2.3.01) om te kijken of er KOM-aanmeldingen zijn die klaarstaan voor beoordeling door de academie.

Vink bij 'Toon' aan 'Werkvoorraad'. Nu krijg je een overzicht van de werkvoorraad van de processen.

1. In het scherm met de werkvoorraad klik je het volgende aan:
   Openstaand
    KOM aanmeld
      Besluit academie
2. Is er geen regel met 'Besluit academie' dan zijn er op dat moment geen nieuwe aanmeldingen te beoordelen.
3. Hier staan de studenten waarvoor de academie een actie moet uitvoeren. Klik op het pijltje om naar de aanmelding van de student te gaan.

1. In de checklist van de aanmelding van de student zie je de stap 'Besluit academie'
2. Op basis van het propedeuse certificaat en de leerovereenkomst besluit de 4e jaars coördinator of de aanmelding akkoord is. Linkjes naar de geuploade documenten van de aanmelder vind je in de kolom 'Antwoord'.
3. Hier geef je aan of de aanmelding akkoord is of niet.
4. Bij een afwijzing moet hier de reden ingevuld worden, dit krijgt de aanmelder te zien.

De 4e jaars coördinator is eindverantwoordelijk voor het besluit of een aanmelding akkoord is of niet. De 4e jaars coördinator kan echter niet de documenten van de aanmelder in Osiris Docent raadplegen. Een mogelijkheid is dat de supportmedewerker via een videocall in Teams de documenten op het scherm deelt met de coördinator en direct hoort of de aanmelding akkoord is.

Een andere optie is om het dossier te mailen aan de 4e jaars coördinator. Hiervoor maak je gebruik van de actie 'Verstuur mededeling dossier'. Deze actie vind je onder de knop [Acties] in scherm 2.1.18 (aanmelding individuele student) en in scherm 2.3.01 (totaaloverzicht aanmeldingen). In dit laatste scherm kun je voor meerdere studenten tegelijk het dossier versturen. De begeleider ontvangt over iedere student een apart mailbericht.

Het volgende scherm verschijnt:

1. Vul hier de naam van de coördinator in.
2. Kies hier IO-DOS-VERSTUUR.
3. Vul het opmerkingsveld.
4. Vul bij deze 3 velden 'nee' in.
5. Klik op [Verstuur].

In het mutatieverslag zie je of het versturen succesvol was en dat 3 bijlagen zijn bijgevoegd (dit zijn het propedeuse certificaat, de cijferlijst en de leerovereenkomst).

Dit is de mail die de coördinator ontvangt

1. Hier staan studentnummer en naam.
2. Dit zijn de bijlagen (propedeuse certificaat, cijferlijst en leerovereenkomst).
3. Hier staat de belangrijkste informatie van de aanmelding
4. Hier staat de tekst van het opmerkingsveld.

Wanneer de aanmelding akkoord is, moet de leerovereenkomst worden uitgeprint en ondertekend en voorzien van een BUas stempel. Daarna moet het document gescand worden zodat het weer kan worden geupload in Osiris Aanmelding.

1. Ga naar het menu 'Uploads' (2.1.20).
2. Klik op het plusje om een upload toe te voegen.
3. Kies bij 'Rubriek' voor 'Besluit academie'
4. Laat de keuze op 'Nieuwe upload' staan en klik op [Browse] om de getekende en gescande leerovereenkomst te selecteren.
5. Klik op [Upload bestand] om het gekozen bestand te uploaden.
6. Hier kun je zien dat het document is geupload.

1. Na het uploaden van de getekende leerovereenkomst moet de status bij de stap 'Besluit academie' op 'Approved' worden gezet. Klik hierna op [Opslaan]. Hierna ligt de actie weer bij de Minordesk om de goedkeuring van de aanmelding te verwerken bij KOM.

Wanneer de Minordesk de goedkeuring van de aanmelding verwerkt heeft, komt er een nieuwe actie voor de academie in het werkvoorraad scherm (2.3.01): Registratie Studievolg.

Ga via Student > Aanmelden opleiding >Aanmeldingen naar het werkvoorraadscherm (menu 2.3.01) om te kijken of er KOM-aanmeldingen zijn die klaarstaan voor registratie Studievolg door de academie.

1. In het scherm met de werkvoorraad klik je het volgende aan:
   Openstaand
    KOM aanmeld
      Academie: Registratie Studievolg
2. Is er geen regel met 'Academie: Registratie Studievolg' dan zijn er op dat moment geen nieuwe aanmeldingen waarvoor de registratie Studievolg moet worden uitgevoerd.
3. Hier staan de studenten waarvoor de academie een actie moet uitvoeren. Klik op het pijltje om naar de aanmelding van de student te gaan.

1. Om te zorgen dat de KOM aanmelder aan het onderwijs kan deelnemen moet de academie 2 acties uitvoeren:
   - koppelen aan een examenprogramma,
   - koppelen aan een 4e jaars minorklas .
   Met deze checklist kan per actie aangegeven worden of deze is uitgevoerd. Klik daarna op [Opslaan].
2. Staan alle acties op 'ja' en is dit opgeslagen, dan verandert de status van deze processtap naar 'Processed'.

Wanneer het Bewijs Betaald Collegeld is ontvangen en gecontroleerd door de Minordesk, kan de KOM student de minor bij onze instelling volgen. In het proces staat nu de actie 'Registratie Studieresultaat minor' open voor de academie.

1. Wanneer de KOM student nooit is gestart of tussentijds is gestopt, kun je dat hier aangeven. Heeft de KOM student het minorprogramma succesvol afgerond, dan wordt een certificaat afgegeven. Zie voor KOM certificaat de instructie KOM Certificate.
2. Nadat het certificaat is geprint op diploma papier, ondertekend en gestempeld, moet deze worden gescand. Hierna kan het gescande certificaat worden geupload via menu 2.1.20.
3. Kies hier Rubriek 'Academie: Registratie Studieresultaat minor' en Vraag/Checklist: 'Minor certificate'.
4. Kies 'Nieuwe upload' en selecteer het juiste bestand.
5. Klik op [Upload bestand].

Na het uploaden van het KOM certificaat wijzig je de status van de aanmelding (scherm 2.1.18) bij de regel 'Checklist: Academie: Registratie Studieresultaat minor' in 'Certificaat geupload, Minor afgerond - 30 Ects'. Hierdoor krijgt de Minordesk een signaal om de volgende stappen in het proces uit te voeren.

Na het uitreiken van het certificaat is het proces voor de academie klaar. De Minordesk en Financiën handelen de laatste stappen af.