Doel: het verwerken van een aanvraag van een student voor een Stagebeurs Erasmus+application Placement (collegejaar) die eligible is

Voor wie: medewerker Scholarships

1. Open Osiris Back Office en ga in de groene balk naar menu 2320

2. Selecteer Werkvoorraad

3. Klik op het + bij Openstaand

4. Kies voor Erasmus+ application Placement (juiste collegejaar)

5. Kies voor SO check eligibility. Onder deze regel staat ook de regel IN PROGRESS. Je kunt beide kiezen

6. Selecteer de student en klik op het pijltje

7. De checklist verschijnt en de status van de checklist staat op IN PROGRESS

8. Vul bij alle vragen in de checklist YES in. Als er een vraag met NO moet worden behandeld dan is de aanvraag NOT ELIGIBLE

Hierna klik je op de knop OPSLAAN rechtsboven

9. De status van de checklist verandert in ELIGIBLE. (Behalve bij een NO antwoord)

10. Linkboven staat nu in blauw aanvrager moet opnieuw indienen

Let op: Staat er iets op NO dan is de student NOT ELIGIBLE en de aanvraag dient te worden afgekeurd.

11. Je vult de reden in bij Reason for rejection, dit antwoord wordt automatisch in de mail naar de student gezet.

N.B. Bij een te late aanmelding (minder dan 4 weken voor de startdatum) dan vraag je per e-mail aan de student wat de reden daarvoor is. Bij afwijzing, e-mail naar de student en zet op NON ELIGIBLE. Bij acceptatie: geef de student een strikte deadline per mail door vraag "Did the student apply AT LEAST 1 month before the start date?" met NO te beantwoorden, zodat betaalmemo op tijd verwerkt kan worden en betaling door Finance kan worden gedaan VOOR de startdatum. Finance doet betalingen alleen op donderdag. Voorbeeldmail daarvoor staan in de Scholarships inbox.

Student heeft nu de Learning Agreement en de Grant Agreement via My Online Application geupload.

12. Open de werkvoorraad in menu 2320

13. Onder Learning Agreement before klik je op To be checked: LA before

14. Selecteer de student en klik op het pijltje

15. Ga naar Formulier: Eligible, please upload Before documents.

16. De status van de checklist (LA en GA) staat op To be checked

Let erop dat in zowel de LA als de GA dezelfde start- en einddatum staan. Als deze afwijken van wat er in Osiris staat kun je alleen de data in de Uitbetaalbeurs aanpassen. Deze data moeten goed worden overgenomen in de beursdetails!

Learning Agreement/Grant Agreement: alles moet ingevuld zijn. Let er op dat op het document dat is geupload het juiste jaartal staat.

Goedkeuren: Open beide geuploade documenten en loop ze door. Heeft de student alles ingevuld, inclusief de benodigde handtekeningen? Bij een positief resultaat kun je de documenten gaan afhandelen.

17. Je selecteert de regel en klikt linksboven op het groene vinkje en klik op Opslaan

Je kunt ook op het uitroepteken klikken en de status wijzigen naar afgehandeld. Klik op OK en Opslaan

Vervolgens selecteer je de regels Learning Agreement before en Grant Agreement en deze zet je ook op afgehandeld. Klik op Oplsaan

18. De status van de checklist LA en GA komt op LA/GA approved te staan

19. Linksboven staat weer in blauw aanvrager moet opnieuw indienen. Dat klopt omdat nu de fase During open gaat in het proces.

Afkeuren: Mist er iets? Keur het document af.

20. Selecteer de regel en klik op het rode stopbord linksboven en klik op Opslaan

Je kunt ook op het uitroepteken klikken en de status wijzigen naar onvoldoende. Klik op OK en Opslaan

Vervolgens selecteer je de regels Learning Agreement before en Grant Agreement en deze zet je ook op onvoldoende. Klik op Oplsaan

21. De status van de checklist LA en GA komt op LA/GA rejected te staan

22. Ga nu naar rechtsboven in het scherm en klik op de knop ACTIES en selecteer ' terug naar aanvrager buitenland verblijf' en klik op Opslaan

23. Linksboven staat weer in blauw aanvrager moet opnieuw indienen.

Let op: indien er een document wordt afgekeurd worden er waarschuwingen weergegeven, vink dan rechtboven' negeer waarschuwingen' aan en klik op Opslaan.

Linksboven staat nu in rood Niet gemelde afkeur.

Via Acties/Terug naar aanvrager buitenlandverblijf krijgt de student een mededeling

De onderstaande waarschuwing kan via Negeer waarschuwingen verwerkt worden

Linksboven staat weer in blauw aanvrager moet opnieuw indienen.

Student vraagt in het proces via My Online Application de Erasmus + Placement Grant (call) (collegejaar) aan.

24. Deze is zichtbaar in Osiris/Student/Buitenlandverblijf als UITBETAALBEURS STAGE (collegejaar)

Als de Grant Agreement en de Learning Agreeement zijn goedgekeurd kan de 1e betaling worden aangemaakt. Vul eerst het Grant Agreement stuk helemaal in (stukje voor SO) klik op de link naar Excelsheet (beurzen tool/Excel). Bepaal vervolgens welke landengroep (smp 1,2 of 3) en vul exacte data placement in. Schema berekent duur en bedrag (smp=placement, sms + studies (exchange)).

Neem aantal dagen en maanden, totaalbedrag en bedrag per maand over, schrijf dit op. Ga naar Grant Agreement en vul deze gegevens in de daarvoor bestemde blauwe blokken. Maak de Grant Agreement compleet en voeg handtekening Nathalie in. Kies -Instert Pictures Local Disk-Importeren rechtermuisknop/wrap tekst -in front of text- Handtekening op de goede plek schuiven. Sla de GA op.

25. Ga naar Osiris/Student/Buitenland/Uploads. Klik op het + en upload compleet ingevulde GA vanuit je documenten

26. Kies voor Rubriek Grant agreement SMP en bij Vraag/Checklist kies voor Internal comment GA

27. Upload de Grant agreement

28. Klik op Upload bestand

29. Zet Zichtbaar voor student? op Ja

30. Klik rechtsboven op OPSLAAN

Ga bij de student naar Buitenlandverblijf (Osiris/Student/Buitenland/Buitenlandverblijf)

31. Ga naar de regel Uitbetaalbeurs

32. Zet in de Checklist: Scholarship for placement 2024-2025 de status om van Open naar In behandeling

33. Zet in de Checklist: Check before 1st payment 70 percent de status op First payment approved en klik op Opslaan

34. De status van de Checklist: Check before payment final amount 30 percent komt nu op In progess te staan

35. De status van de Uitbetaalbeurs verandert nu van Ingediend naar In behandeling

36. Het besluit komt op Voorwaardelijke toekenning te staan

Ga bij de student naar Beursdetails (Osiris/Student/Buitenland/Beursdetails). Let op! Controleer of de data overeenkomen met de beursregel!

37. Klik rechtsboven op Acties/Componenten maken en klik op Opslaan

38. Controleer het voorschotbedrag (1e component)

39. Klik daarna op het plusje om het component Travelsupport of Green toe te voegen.

40. Klik daarna op ACTIES/Herbereken

41. Nu zijn beide componenten zichtbaar in de regel Beurscomponenten en in de regel Boekingen

42. Let op: indien de aanvangsdatum in dezelfde maand valt als het aanmaken van de betaling dan krijg je de volgende waarschuwing in het scherm te zien

43. Dit heeft te maken met de inrichting van het proces waarbij de uitbetaalmaand altijd -1 maand is. Deze mededeling kun je negeren door rechtsboven in het scherm het vakje Waarschuwingen negeren aan te vinken en te klikken op Opslaan

44. Let op! Je dient nu nogmaals de regel voor de Travelsupport te selecteren en op Acties/Herbereken te klikken

45. Nu zie je weer 2 regels staan bij Boekingen

Maak nu een betaalmemo (Ecxel blanco variant) en vul de benodigde gegevens in en e-mail dit aan Nathalie. De betaalmemo sla je op in Teams. Let op! Controleer voordat je de memo verstuurt of in Osiris menu 2320 in de werkvoorraad 'Aankomend' of er nog mobilities staan welke voor betaling kunnen worden opgevoerd.

Vervolgens voer je de mobility in in de Beneficiary Module. Link: Projects | Erasmus+ and European Solidarity Corps programmes (europa.eu)

Let op bij invoer mobility exchange! Hierbij alleen het laatste gedeelte voor scholarships. Documenten gaan via Evita. Als de Excellijst aangeeft 'complete' dan per student mobility oproepen. Belangrijk is eerst Grant Agreement te openen en de data over te nemen in de beursregel!