Hoe een inkomend Learning Agreement (LA) te beoordelen?
Doel: Een via EWP ingezonden Learning Agreement (LA) van een inkomende exchange student beoordelen en goedkeuren dan wel afkeuren. Het betreft slechts een gedeelte, studenten die komen van een partner, die aangesloten zijn op het EWP netwerk.
Voor wie: International Coordinatoren bij de academie die belast zijn met de taak LA's van inkomende studenten te beoordelen, goed of af te keuren en ondertekenen, EN collega's die gemandateerd zijn om dit te doen.
Studenten die komen van non-EU partners, of partners die LA nog niet via EWP netwerk (kunnen) versturen. Zie hier voor overzicht van welke partners klaar zijn. Deze laatste LA's zullen inkomende studenten ter ondertekening per e-mail aanbieden en uploaden in het aanmeldproces als het door alle partijen is ondertekend, zoals voorheen gebruikelijk.
LA's beoordelen kan alleen in Osiris Basis, hier moet je ingelogd zijn om een LA te kunnen goedkeuren of afkeuren. Om in te loggen in Osiris basis zie de werkinstructie uitgaande LA's. Niet werkzaam op de campus dan kan dit alleen in Citrix.
Check tegel Learning Agreements -Inkomende studenten in Osiris Basis Home scherm
Voor inkomende studenten zien we slechts 2 statussen:
- Ingediend: Student heeft bij de thuisinstelling een LA ingediend, de contact persoon van de partner heeft deze goedgekeurd. Deze zien we hier, maar alleen als de partner het inmiddels heeft goedgekeurd;
- Afgekeurd: Wij hebben het door de student ingediende LA afgekeurd, de student en partnerinstelling zijn weer aan zet.
Zodra wij het LA hebben goedgekeurd, krijgt dit de status definitief, die verdwijnt hier uit zicht (uiteraard bij de student in kwestie wel terug te vinden), we hoeven er immers niets meer mee te doen.
Klik op Ingediend om te navigeren naar LA('s) ter beoordeling
Klik op Ingediend om te navigeren naar de LA's die voor eigen academie klaar staan om te beoordelen. Scherm "Aanmeldingen - Zoek een aanmelding of uitbetaalbeurs" wordt geopend.
Als links in het scherm bij 'Toon' 'Filters' staat aangevinkt, zie je duidelijk welk filter is gebruikt. Hier status ingediend van een learning agreement.
De status en besluit aanvraag gaat over het gehele aanmeld proces waarmee de student zich aanmeldt voor een exchange bij ons en waar dit LA betrekking op heeft.
Met behulp van de knop [Bekijken] > Kolommen kunnen velden zichtbaar of niet zichtbaar gezet worden in het overzicht.
Klik op [>] om de Learning Agreement te openen
Ga naar 2.1.120 Student - Learning Agreement
In dit scherm zie je:
- Naam en studentnummer
- Het aanmeldproces met opleiding en periode waarop het Learning Agreement van toepassing is
- Het Learning Agreement, met aanvangs- en eindatum en collegejaar
- Partnerinstelling waar student vandaan komt
- Type* en Status* van het Learning Agreement
- Contactpersoon bij de partnerinstelling
- Osiris-programma, de vakken die de student heeft uitgekozen om hier te gaan volgen en hetgeen we moeten beoordelen
- Vakken of onderdeel bij de partnerinstelling die vervangen worden door onderwijs bij BUas
- Het is mogelijk om hier een eigen aantekening te maken, na het invullen klik op [Voeg toe] en [Opslaan]. Interne aantekeningen zijn alleen zichtbaar voor ons, niet voor de student of voor de partnerinstelling. Een interne aantekening wordt opgeslagen met datum/ tijdstip en wie deze heeft aangemaakt.
Bekijk het LA en de vakken die de inkomende student heeft gekozen, en
- Keur LA goed als de student vakken heeft gekozen die passen en de student mag en kan volgen; of
- Keur LA af als de student vakken niet kan volgen of niet mogen volgen.
* Type LA:
Een LA komt altijd binnen als 'Wijzigingsvoorstel' als deze goedgekeurd wordt die opgeslagen als 'Eerste versie'. Heeft het 'wijzigingsvoorstel' betrekking op een eerdere eerste versie dan blijft het wijzigingsvoorstel bestaan na goed dan wel afkeuring.
* Status: een inkomend LA kent 3 statussen:
- Ingediend, hiermee komt een Learning Agreement binnen, moet nog beoordeeld worden door ons, is al goedgekeurd door de partner.
- Afgekeurd, deze hebben we met commentaar teruggestuurd naar de student/ partner, er moet een nieuw / aangepast LA worden ingediend door de student en goedgekeurd door de partner, waarna deze opnieuw bij ons binnenkomt als 'ingediend'.
- Definitief, als wij een LA goedkeuren krijgt deze automatisch de status definitief. Dit wordt ook middels een bericht doorgegeven aan de partner.
1. Beoordelen en goedkeuren van een ingediend LA
- Bekijk het Osiris-programma, klopt dit met de mogelijkheden voor de specifieke student, inclusief voldoende punten. Zo ja:
- Commentaar hoeft niet ingevuld te worden, mag wel
- Voeg juiste contact persoon toe, zonder contactpersoon kan het LA niet worden goedgekeurd (je krijgt een foutmelding.
- Keur het LA goed door te klikken op [Actie: Goedkeuren Learning Agreement]
- Ter bevestiging klik je op [JA]. Per ongeluk aan het goedkeuren dan kun je nu nog terug.
Zodra het LA is goedgekeurd, wordt de goedkeuring verzonden naar via het EWP netwerk naar de partnerinstelling. De status wijzigt naar Definitief, en dit LA wordt niet meer meegeteld in de Learning Agreements- tegel op het home scherm.
Als student een wijziging wil aanbrengen blijft de eerste versie bestaan en komt er een regel bij, de beoordeling gaat verder als in deze WI beschreven.
2. Beoordelen en afkeuren van een ingediend LA
- Bekijk het Osiris-programma, klopt dit met de mogelijkheden voor de specifieke student, inclusief voldoende punten. Zo nee
- Vermeld bij commentaar wat de exchange student moet aanpassen, welke vak eventueel vervangen oid - let op deze informatie wordt gedeeld met exchange student/partner instelling! (communiceer in het Engels, zorg dat opmerking duidelijk is. Wij hebben geen zicht hoe dit in de verschillende systemen gecommuniceerd wordt aan de student.
- Voeg juiste contact persoon toe zodat student weet met wie contact op te nemen voor meer informatie over afkeuring.
- Keur het LA af door te klikken op [Actie: Afkeuren Learning Agreement]
- Ter bevestiging klik je op [JA]. Per ongeluk op afkeuren geklikt dan kun je hier nog terug.
De student kan nu de gevraagde aanpassingen doen en opnieuw voorleggen bij eigen instelling, na goedkeuring door eigen instelling komt dit bij ons weer binnen als ingediend en kunnen we het LA opnieuw beoordelen.
In de tegel in het Home scherm telt dit LA nu mee als afgekeurd. Zodra de student en partner instelling weer akkoord staat is deze terug te vinden onder ingediend.
Historie van een Learning Agreement volgen
- Door op [>] te klikken kun je van betreffende LA historie inzien
- Hier vind je gegevens over de uitwisseling, van welke partner iemand komt, de periode en het collegejaar
- Historie vind je hier terug, incl. eventueel commentaar bij een afgekeurde versie, handig om terug te zien of student de gewenste aanpassing heeft gedaan.
- hier vind je data en namen van degene die namens partner en BUas opleiding (academie) hebben getekend.
0 Comments
Add your comment