Doel: het verwerken van een aanvraag van een niet-Buas student voor een Kies op Maat minor bij Buas

Voor wie: Minordesk en Academie

1. Ga in Osiris naar Student/Aanmelden opleiding/Aanmeldingen en selecteer Werkvoorraad (menu 2.3.01)

2. Klik op +Openstaand en klik op +KOM proces Studielink en klik op +Minordesk: check application docs (status aanvraag ingediend)

3. Dubbelklik op de student. De rubriekstatus van de checklist staat standaard op Not yet started. Wijzig deze handmatig naar In progress (of indien van toepassing naar status Wachtlijst) en klik op OPSLAAN

4. De status van de aanvraag wijzigt naar In behandeling

5. De rubriek/checklist Approval academy gaat op status Not yet started

6. Minordesk controleert in het menu Vooropleidingen of de student het propedeusecertificaat heeft behaald

Daarna wordt de vraag/checklist item propedeuse certificaat behaald en signed learning agreement afgehandeld. Er zijn 4 opties: (bij alle opties a t/m d dient altijd een opmerking aan de student ingevuld te worden als het niet akkoord is)

a. Zowel propedeuse certificaat als signed learning agreement worden goedgekeurd. Klik op het uitroepteken en wijzig de status naar Afgehandeld of selecteer de regel en klik op het groen vinkje en klik op OPSLAAN

7. De rubriekstatus van de checklist Minordesk: Check application docs wijzigt hiermee naar Complete. Let op: indien documentatie compleet vervolg naar stap 11

b. Of signed learning agreement wordt afgekeurd en propedeuse certificaat wordt goedgekeurd. Klik op het uitroepteken en wijzig de status naar Onvoldoende of selecteer de regel en klik op het rode stopbord en klik op OPSLAAN. Via ACTIES/ Terug naar aanvrager ontvangt de student een bericht om de ontbrekende gegevens aan te leveren.

8. De rubriekstatus van de checklist Minordesk: Check application docs wijzigt hiermee naar Incomplete. Let op: indien documentatie compleet vervolg naar stap 11

c. Of signed learning agreement wordt goedgekeurd en propedeuse certificaat wordt voorwaardelijk goedgekeurd. Klik op het uitroepteken en wijzig de status naar Voorwaardelijk afgehandeld. Klik op OK en OPSLAAN

9. De rubriekstatus van de checklist Minordesk: Check application docs wijzigt hiermee naar Conditionally through. De checklist approval academy wijzigt naar Ready for decision academy. Vervolg naar stap 12 (Let op: de P moet behaald zijn voor de student aan de minor gaat starten)

d. De signed learning agreement en propedeuse certificaat worden beide afgekeurd. Klik op het uitroepteken en wijzig de status naar Onvoldoende of selecteer beide regels en klik op het rode stopbord en klik op OPSLAAN. Via ACTIES/Terug naar aanvrager ontvangt de student een bericht om de ontbrekende gegevens aan te leveren.

10. De rubriekstatus van de checklist Minordesk: Check application docs wijzigt hiermee naar Incomplete

11. Bij goedkeuring van de Learning agreement wijzigt de rubriekstatus van de checklist Minordesk: Check application docs naar Complete. Hiermee komt de checklist Approval academy op Ready for decision academy te staan

12. Let op: Alleen de aanvragen in behandeling nemen met de status Ready for decision academy! De academie wijzigt handmatig de rubriekstatus van de checklist naar approved als de academie de goedgekeurde learning agreement heeft geupload

13. De rubriek/checklist voor de Minordesk: registration decision gaat open en de status staat op approval to be processed

14. En de rubriek/checklist Academy: Registration Study Programme gaat open met de status To be processed-items checklist to be approved

15. De minordesk verwerkt het besluit en zet de status handmatig op approval processed en klik op Opslaan. Hiermee gaat de vraag Proof of payment in My Online Application voor de student open. Student kan BBC regelen via Studielink of via upload

16. De rubriek/checklist Minordesk: check BBC gaat open met de status BBC to be checked. In het inschrijfstoplicht controleert de Minordesk of er bij het criterium Betaalwijze bekend de toelichting BBC. ONTVANGEN staat.  Indien betalingsbewijs niet aangeleverd kan worden via StudieLink controleer dan de upload

17. De minordesk keurt BBC goed en zet de status van de checklist handmatig om naar BBC checked-approved of handmatig naar BBC checked-rejected

18. De academie vult in de checklist de items Student linked to programme? en Student linked to class met de waarde Yes en klik op OPSLAAN

19. De status wijzigt naar processed-checklists items approved

20. Het besluit krijgt de status Toegekend en de status van de rubriek Minordesk: Is student gestart gaat op To be checked.

De student kan gaan beginnen en moet worden ingeschreven voor de minor.

21. De status van de rubriek Minordesk: Is student gestart staat op To be checked. De minordesk past dit handmatig aan naar Started of Not yet started afhankelijk van de 1e week start Minor. (Mocht de student niet meer gaan starten, dan zet de Minordesk de status van de Rubriek Checklist Minordesk: check application docs op Application canceled on applicant's request)

22. De rubriek Academy: Registration results minor gaat open met de status Minor results to be processed vanaf het moment dat de Minordesk de status van de rubriek Is student gestart op Started heeft gezet

23. Als het resultaat bekend is wordt het minor certificaat gemaakt en geupload door de academie. De academie zet handmatig de rubriekstatus van Minor results to be processed naar completed certificate uploaded-Minor completed 30 ECTS

24. De checklist Minordesk: completing registration minor gaat open met status To be registered: minor completed of NOT completed. De minordesk zet handmatig de status van To be registered: Minor completed of NOT completed naar Completed registered of NOT completed registered

25. Tevens opent de checklist Finance: invoice minor met status Ready for invoice to be sent

26. Indien de student tussentijds gestopt is wordt de status op Stopped-not completed gezet. De stappen 27 tm 29 komen dan te vervallen

27. Minordesk verzamelt de benodigde informatie voor de factuur en verstuurd deze naar Finance. De status van de checklist wordt handmatig op Invoice sent gezet door de Minordesk.

28. De checklist Minordesk: Completing registration minor wijzigt naar status To be processed sent invoice

29. Zodra Finance aangeeft dat de factuur verzonden is gaat Minordesk de factuur verwerken in Edubroker en zet de minordesk de status op Processed sent invoice

30. De status van de aanvraag wijzigt naar Afgehandeld. De student krijgt een mededeling dat de minor is afgerond