Het verzoek om nieuwe partner toe te voegen in Osiris kan via mail verstuurd worden aan [email protected] en bevat minimaal de volgende informatie:

Naam instelling
Plaats
Land

Als het een Erasmus partner betreft dan moet de volgende informatie doorgegeven worden:

Erasmus code
Schach id (indien aangesloten op EWP)
PIC code
Afstand in KM (tbv staffel reiskosten bij beursberekening)

Deze informatie kan ook gevonden worden via EWP Search HEIs - Erasmus Without Paper @ Erasmus JET | erasmusjet.com hier kun je ook vinden of en voor welke onderdelen een instelling is aangesloten bij EWP.

Controleer allereerst goed in scherm 3.2.08 of deze instelling niet al bestaat (bv onder andere naam), zoek op naam, op land ed.
Bestaat deze al dan nakijken en aanpassen indien nodig - evt weer op actueel zetten. Zo niet dan nieuwe partner aanleggen.

1. Klik op + om nieuwe instelling toe te voegen;
2. Voeg hier de code toe waarop de instelling gevonden kan worden, gebruik de landcode zoals bekend in Osiris, plaats (mits dit niet een grote stad met veel partnerinstellingen is), daarna kun je cijfergedeelte van de Erasmuscode gebruiken of duidelijk herkenbare naam van instelling.
3. Geef de naam van de instelling in, de Naam (Engels) kun je invullen, dit is niet verplicht.
4. Voeg het land toe mbv loepje, de code in Osiris is niet altijd logisch;
5. Voeg de plaatsnaam toe
6. hier vul je de afstand in km in (wordt opgezocht in mobility tool, tbv bepalen staffel travelvergoeding in beursproces)
7. Je laat alles op ja staan tenzij de instelling wordt toegevoegd voor het kunnen vastleggen van punten behaald in het buitenland bij een instelling die geen reguliere partner is. Dan zet je alles op 'nee' muv 'bijvakken elders'.
8. [Opslaan]

Nu eerst even de tabel verversen en de partner weer opzoeken, anders zijn allerlei velden uitgegrijsd, die wel ingevuld moeten worden. Dit is

1. klik op > om naar details van de partner te gaan
2. Vul Schach id / Erasmuscode en PIC code in, en
3. Zet EWP-berichten op 'ja' indien van toepassing !!
4. [Opslaan]

Met behulp van de knop [Ververs via EWP] kun je deadlines en uitwisselingsinformatie ophalen, mits de partner dat onderdeel van EWP gebruikt.

klik op [Ververs via EWP]
klik op [Ja]

1. Als de actie [Ververs via EWP] goed gewerkt heeft dan zie je dat in de kolom EWP berichten bijgewerkt, hier staat een envelopje met datum, zodat je kunt zien wanneer de informatie voor het laatst is opgehaald;
2. Kijk dit wel na, via  details uitwisseling instelling, want dit gaat niet altijd goed, bij een aantal providers is in de berichten die we ontvangen, geen Erasmuscode /PIC-code toegevoegd, omdat deze velden leeg zijn, wordt dat in Osiris ook leeggehaald. Mn het veld Erasmuscode is van belang.
3. Dit kunnen we oplossen door EWP-berichten 'even' weer op 'nee' te zetten. [Opslaan]  [Sluiten]  tabel verversen.
4. Erasmuscode en PIC code weer terug in te vullen, overige informatie laten staan, [Opslaan]  EWP-berichten terug op ' ja' zetten en [Opslaan].

Informeer degene die opdracht heeft gegeven om partner toe te voegen. Voor die persoon is het handig om de code van de nieuwe instelling te weten.