1. Klik op [Buas@Work] - dit logo wordt ook vertoond in de taakbalk op je scherm
2. Klik op het Startmenu logo
3. Klik op [All ]
4. Open drop-down menu achter BUas@Work. Kies [Osiris Back Office], hierna moet je het juiste account kiezen en wachtwoord toevoegen en met behulp van de authenticator inloggen. Voordat je thuis aan de slag gaat probeer dit eerst een keer uit op de campus - en roep eventueel de hulp in van de de key-user Osiris van jouw academie.

In de groene bovenbalk zie je onder welke academie je bent ingelogd, verder zie je een paar tegels:

• Melding van de dag, met informatie over volgende update
• Verwijzing naar Osiris werkinstructies
• Tegel met Learning Agreements Uitgaande studenten / Inkomende studenten

In het home scherm van Osiris Back Office kun je zien dat er nieuw ingediende LA's zijn voor jouw academie.

Laatste update datum en tijdstip, klik op het ronde pijltje om het overzicht te verversen.

Uitgaande studenten
Concept                          - aantal studenten dat bezig is met Learning Agreement aanmaken maar deze nog niet heeft ingediend
Ingediend                       - aantal complete Learning Agreements gereed om beoordeeld te worden
Afgekeurd                       - aantal door ons afgekeurde LA's - student moet deze aanpassen en opnieuw indienen
Goedgekeurd                  - aantal door ons goedgekeurde LA's - partner moet deze beoordelen
Afgekeurd door partner - aantal door de partner afgekeurde LA's, de student moet deze aanpassen en opnieuw indienen

Klik op het blauwe cijfer achter 'ingediend' om naar de LA's te gaan die beoordeeld moeten worden.

1. Vink "Filters"^* aan als dit niet het geval is.
2. Status van de Learning Agreement waarop gezocht is, gelijk aan regel aangeklikt in tegel LA op Home scherm
3. Via 'Bekijken' > 'Kolommen', hier kun je evt een kolom met handige informatie toevoegen, zoals bv 'Naam geselecteerde instelling', of 'naam opleiding' ipv 'opleiding'
4. Student waarvoor een LA beoordeeld moet worden
5. Buitenlandproces waar de student voor aangemeld heeft
6. Opleiding waar de student op is ingeschreven, hier kan gefilterd worden indien er alleen voor een bepaalde opleiding LA's hoeven worden beoordeeld.
7. Dit is de partner waar de student op exchange gaat
8. Dit betreffen Status en Besluit van het buitenlandproces (NIET van het LA), in dit voorbeeld is het proces nog in behandeling (totdat TOR is ontvangen en verwerkt) en student heeft een voorwaardelijke toelating om naar het buitenland te mogen.

Klik op [>] voor de regel van het buitenlandverblijf waarvan je LA gaat beoordelen.

Dit is het Learning agreement met data overgenomen uit exchange aanvraag en hetgeen de student heeft gevuld. De gegevens moeten gecontroleerd worden.

1. De LA hoort altijd bij een specifieke buitenlandaanvraag waar de student geselecteerd is. Let even op aanvangsdatum en collegejaar. Het kan zijn dat de aanvangsdatum in huidig collegejaar ligt, maar de exchange periode grotendeels in aankomend collegejaar valt. Dat kan hier aangepast worden.
2. Taalvaardigheid die de student heeft opgegeven - controleer of dit voldoende is;
3. Examenonderdeel uit examenprogramma bij BUas wat vervangen wordt door vakken buitenland, let op 'erkende punten' komt mee vanuit onderdeel examenprogramma, dit kan eventueel hier aangepast worden (meestal 30 ECTS)
4. Onder dit tabje vind je de vakken terug die de student bij de partner gaat volgen. Dit moet nagekeken worden of dit akkoord is /juiste niveau etc.
5. Interne aantekeningen, hier kun je een opmerking opnemen, alleen voor jezelf of voor collega medewerkers, dit wordt niet getoond aan student, noch aan de partner. Hier kun je de opmerking typen en mbv button [Voeg toe] opslaan. De opmerking wordt met datum, tijdstip en naam medewerker vastgelegd.
   Hierna kan een LA goedgekeurd (ga verder bij 1. Door de student ingediend Learning Agreement (LA) goedkeuren en (via EWP) doorsturen naar de partnerinstelling) of afgekeurd (ga verder bij 2. Door de student ingediend Learning Agreement afkeuren en met commentaar terugsturen naar de student.) worden

Als alles in orde is bevonden en de LA goedgekeurd mag worden, moet eerst de juiste persoon worden toegevoegd.
Voeg de juiste contactpersoon binnen Buas toe, afhankelijk van opleiding / inkomende of uitgaande studenten.

1. Nadat je de juiste contact persoon hebt toegevoegd - kies [Acties - Goedkeuren Learning Agreement].
2. Er verschijnt een waarschuwing in beeld- kies [Ja] als het LA in orde is.
3. Het goedgekeurde LA kan nu ook als PDF beschikbaar gesteld worden aan de student, kies [Acties - Genereer en upload LA]

Let op! Deze goedkeuring zet volgende in werking:

• Bij EWP partners wordt het LA nu direct verstuurd via EWP.
• Daarnaast wordt er een 'status update LA- bericht gestuurd naar de student, zodat die geïnformeerd wordt dat LA door ons is goedgekeurd. Indien een opmerking is geplaatst onder 'commentaar' wordt dat opgenomen in de e-mail aan de student. Van elke update van de status van het LA (goedkeuren of afkeuren) ontvangt de student een bericht.
• Als het een non EU (non EWP) partner betreft wordt er een PDF aangemaakt en opgeslagen onder documenten bij een student. De student kan het PDF in Osiris student downloaden en versturen naar de partner ter ondertekening. Dit PDF is ook terug te vinden in Osiris docent bij de betreffende student onder "Documenten".
• Ondanks dat het een partner betreft onder KA131 contract kan het zijn dat de partner nog niet aangesloten is op EWP netwerk,. In dat geval moet de student een PDF kunnen downloaden om ter ondertekening naar de partner te sturen. Zie hier het bestand waarin je kunt vinden voor welke partners we een PDF moeten genereren.

Als het LA wat de student heeft ingediend niet goed wordt geacht, dan kun je deze met behulp van de actie [Afkeuren Learning Agreement] terugsturen naar de student. Het is handig om ook nu al de naam van de contactpersooon (international Coordinator = degene die voorheen LA ondertekende) toe te voegen, dan krijgt de student dat ook te zien in Osiris Student (en contact mee kan opnemen voor meer informatie indien nodig).

Kies [Ja]. Student ontvangt nu een mail met 'status update van de LA' waarin de opmerking ingevuld bij 'Commentaar' wordt meegenomen. De student kan het LA nu aanpassen en opnieuw indienen. Zodra de student het (aangepaste LA) opnieuw heeft ingediend kun je deze werkinstructie weer volgen vanaf Home - Learning Agreements.

Als de student een eerder aangemaakte en goedgekeurde LA aanpast en indient, verschijnt deze in de tegel op de home page onder 'ingediend', afhandeling gaat zoals de eerste versie. Hier zie je wat aanpassingen tov eerste versie:

1. Hier zie je de verschillende versies van de LA, de meest recente te behandelen staat bovenaan.
2. Als je op > klikt zie je de historie van de Learning Agreements, klik op [close] om dit scherm weer af te sluiten
3. Hier vind je type learning agreement en status van de LA. Als een LA door beide partijen is goedgekeurd wordt die 'Definitief' en verandert het type van 'wijzigingsvoorstel' in 'eerste (of 2e...) versie.
4. Hier zie je wat gewijzigd is en wat de reden vand de wijziging is. Ook kun je zien of een vak toegevoegd (new) of verwijderd  (deleted) is.