Voer je dit proces voor de eerste keer uit? Zorg dan dat je onderstaande selectie na bouwt in Osiris menu 2.1. R&C zorgt ervoor dat ieder collegejaar de gebruikte Excel bestanden worden geupdate.

Procedure

• Student meldt zich aan in Studielink en doet een hogerejaarsverzoek
• Student Office checkt wekelijks in Osiris of er hogerejaarsverzoeken binnengekomen zijn
• Voor ‘oud’ studenten die terug willen komen, dient de instellingstatus student op ‘=BU;ND;NA’ gezet te worden, anders worden deze onterecht uitgesloten.
• Het is voor studenten die CMGT of HM willen doen niet mogelijk om zelf een HJ verzoek te doen

NB: Bij Hogerejaarsverzoek staat de inschrijfregel automatisch op de D fase. Bij akkoord door academie zet SO de inschrijving gelijk om naar de B-fase. Dit is gelijk een controle omdat als de student de P niet behaalt, hij nooit automatisch zal worden ingeschreven in de B fase.

Open deze selectie en druk op zoeken. Student Office bepaalt of deze hogerejaarsverzoeken correct zijn. Dit doen ze door te controleren wat de vooropleiding van de aanmelder is. Aanmelder dient een propedeuse behaald te hebben of te gaan behalen in het juiste domein. In geval van AI en CB, dient er een specifieke propedeuse behaald te worden, deze voorwaarde is te vinden op de website.

Enkel een mbo 4, havo of vwo diploma is niet voldoende om te starten in een hogerjaar, volg in dat geval de stappen ‘voldoet de aanmelder niet?’

In het geval dat een aanmelder niet voldoet dan:

1. Wijst SO het HJ verzoek af bij Inschrijvingen dmv door ‘Hogerejaarsverzoek geaccepteerd?’ op Nee te zetten. Hierdoor wordt er een automatisch afwijs bericht naar de aanmelder gestuurd via Studielink met het verzoek zich voor het reguliere programma aan te melden indien gewenst.
2. SO trekt de HJ aanmelding waarvoor niet toelaatbaar terug via acties -> intrekken inschrijving.

In het geval dat een aanmelder wel voldoet dan:

1. Voeg de aanmelder toe aan de studentgroep ‘HJinbehandeling’ (let op: altijd toevoegen en niet vervangen).
2. Controleer voor welk jaar de aanmelder zich heeft aangemeld bij inschrijvingen -> vraag & antwoorden
3. Zet de gegevens van de aanmelder in het gezamelijke bestand in Excel in Teams ‘Hogerejaarsverzoeken’ (kleur in het bestand geeft aan wat je moet invullen)
4. Contactpersoon academie geeft toestemming of wijst het verzoek af

1. Verander het examentype van D (propedeuse) naar B (bachelor)
2. Zet “Hogerejaarsverzoek geaccepteerd?” op Ja
3. Klik op opslaan

4. Indien het een volledig nieuwe inschrijving betreft of een oud-student die zich voor een ander traject binnen hetzelfde croho aanmeldt, voer dan de volgende actie uit:

• Ga naar tabblad Studieadvies en zet de regel van het BSA-kenmerk voor de opleiding en het collegejaar waarvoor hij een geaccepteerd HJ-verzoek heeft op ‘nee’.

5. Geef in het gezamelijke bestand aan dat je de goedkeuring hebt verwerkt

6. Verstuur de mededeling ‘HJ.TOELAATBAAR’ via menu 2.1

• Klik op het envelopje en zoek de eerste keer de mededeling op bij ‘zoek sjabloon’
• Klik op volgende en zorg ervoor dat je de gele vlakken zelf invult voordat je de e-mail verzendt.

7. Heb je een HJ verzoek van een aanmelder, met een P van BUas voor dezelfde opleiding, CMGT óf HM verwerkt? Laat dit dan aan R&C weten zodat de aanmeldregel verwijderd kan worden.

8.  Check na afhandeling of de aanmelder geen andere HJ verzoeken open heeft staan. Indien er geen andere verzoeken in behandeling zijn, moet de aanmelder uit de groep HJINBEHANDELING worden gehaald.

Gaat het om een internationale aanmelder en komt deze op basis van een NL propedeuse bij ons studeren? Open dan bij inschrijvingen het stoplicht, hier zie je waarschijnlijk dat het stoplicht voor de vooropleiding op GEEL staan.

• Voeg je propedeuse die ze zeggen te gaan behalen/hebben behaald toe bij ‘Toelatinggevende vooropleiding’
• Staat het stoplicht van aanvullende eis ook op GEEL?
  • In het geval dat de propedeuse voor dezelfde croho is behaald, mag deze op niet van toepassing gezet worden.
  • Als de aanmelder gekoppeld is aan het aanmeldproces, komt deze vanzelf goed te staan en hoef je dus niets te doen.

1. Zet ‘Hogerejaarsverzoek geaccepteerd?’ op ‘nee’. (paars)
2. SO trekt de HJ aanmelding waarvoor niet toelaatbaar terug via door de datum van ‘vandaag’ in te vullen bij ‘Intrekking vooraanmelding’ en maak een opmerking waarom de aanmelding is teruggetrokken (rood)
3. Geef in het gezamenlijke bestand aan dat je afkeuring hebt verwerkt
4. Check na afhandeling of de aanmelder geen andere HJ verzoeken open heeft staan. Indien er geen andere verzoeken in behandeling zijn, moet de aanmelder uit HJINBEHANDELING worden gehaald