Hoe wordt een Colloquium Doctum verwerkt?
Doel: Het verwerken van een Colloquium Doctum (CD) in Osiris.
Voor wie: FC&S Student Office
Wanneer: Aanmelders die een bachelor programma bij BUas willen volgen maar niet voldoen aan de toelatingseisen, kunnen een 21+ bij BUas doen.
Een aanmelder dient zich aan te melden via Studielink voor de gewenste opleiding en zal vervolgens, in het geval van een Nederlandse aanmelder, een niet toelaatbaar bericht ontvangen vanuit Student Office. Een internationale aanmelder dient na aanmelding bij Studielink, eerst door Admissions bekeken te worden.
In het geval dat een aanmelder bij de start van de studie (voor 1 september 20XX) 21 jaar of ouder is, mag deze zich aanmelden voor de 21+ test.
Let op: een aanmelder kan zich enkel aanmelden voor de 21+ test als deze geen toelaatbaar diploma heeft. Mocht de aanmelder enkel een vak missen, dan moet de aanmelder daarop gewezen worden en komt deze niet in aanmerking voor de 21+ test.
Aanvraag 21+ test
De volgende stappen moeten doorlopen worden door zowel de aanmelder als SO:
- Aanmelder dient zich voor de gewenste opleiding aan te melden
- Meldt een internationale aanmelder zich? Dan moet deze eerst door het aanmeldproces heen. Admissions zal de file bekijken en de aanmelder eventueel wijzen op de mogelijkheid van een 21+ test.
- Aanmelder (21+) stuurt een email naar [email protected] met het verzoek tot deelname aan de 21+ test
- Internationale aanmelder? Check bij het aanmeldproces of de aanmelder is doorgezet door Admissions. Dit kun je doen door de rubriekstatus te bekijken bij aanmeld. In dat geval, is de aanmelder door admissions op de 21+ test gewezen en kan je door met onderstaande stappen.
- In het geval dat bovenstaande niet bij aanmeld staat, ga terug naar 1a.
- Student Office noteert dit in het overall CD bestand bij de juiste academie
- Student Office zal een uitnodiging + informatie over de betaling naar de aanmelder sturen
- In deze uitnodiging wordt een verschil gemaakt tussen een SKC en een selectie opleidingen (INVITE.21+-SKC, INVITE.21+-AGM, INVITE.21+-HM)
- De uitnodiging wordt vanuit het menu inschrijvingen verstuurd klik op: acties verstuur mededeling inschrijving - kies de juiste mededeling verstuur.
- De aanmelder is vervolgens aan zet om de betaling in orde te maken.
- Dit moet uiterlijk 2 weken voor de 21+ test voldaan zijn.
- De collega van Student Office die verantwoordelijk is voor dit proces, zal wekelijks een overzicht van Exact (finance) ontvangen om te zien welke 21+ test aanmelders hebben betaald.
- Mocht deze collega op vakantie zijn rondom de twee weken voor een van de testen, zorg er dan voor dat dit wordt doorgegeven aan finance zodat iemand anders de overzichten ontvangt en het proces gewoon door kan lopen.
- Zodra de aanmelder heeft betaald, zal dit worden aangegeven in het overall Excel bestand.
- Student Office zal voor de selectieopleidingen een bevestiging (van betaling) sturen via Outlook (zie onderaan de mail die hiervoor gebruikt wordt)
- SKC opleidingen dienen dit zelf te doen inclusief een tijd en locatie van het interview na de 21+ test.
Let op: de data van de 21+ test moet 2 weken voor de aankomende test handmatig worden aangepast bij de mededelingen. Dit doet R&C.
Stappen voor de academie
- De lokalen voor de test reserveren
- De data voor de 21+ test op tijd vast leggen
- Dit ook communiceren op de website
- Zodra de aanmelder heeft betaald moet de SKC opleidingen een bevestiging van betaling sturen + tijdstip en lokaal voor het gesprek na de 21+ test. Voor de selectieopleidingen zal Student Office dit oppakken.
- Aanmaken inlogcodes voor de 21+ test zodra de aanmelder heeft betaald
- De betalingen zullen verwerkt worden door SO in het overall bestand
- Ontvangen van de aanmelders op de dag van NOA 21+ test en naar het lokaal begeleiden.
Na het afnemen van de 21+ test
Uitdraaien resultaten 21+ test
- Motivatiegesprek inplannen (geldt alleen voor SKC opleidingen)
- Score voldoende? Aangeven in het overall CD bestand
- Score onvoldoende? Aanmelder hierover informeren per mail Osiris inclusief student rapportage actie vanuit de academie.
- NL aanmelders die een Engelstalig programma gaan volgen, dienen een Engels test per mail naar [email protected] te sturen. De voorwaarden hiervan zijn op de website vermeld.
Positieve uitslag 21+ test?
De positieve uitslag moet worden ingevuld in het overall bestand van 21+ test deelnemers. Vervolgens zal Student Office de desbetreffende studenten koppelen aan het juiste aanmeldproces.
Verwerking Osiris door Student Office
Staat deze er al in? Dan mag je deze aanpassen.
- Klik op [Vooropleidingen] onder Opleiding in het menubalk
- Druk op [+] en voeg CD toe (00601 COLLOQUIUM DOCTUM)
- Eindexamendatum = datum van afgifte (in Excel lijst)
- Diploma behaald op ‘ja’ zetten
- School = 21ui
- Verifiëren (bij [ACTIES VERIFIEER VOOROPLEIDING] en de datum van vandaag aanhouden.
- Klik op opslaan
- Ga vervolgens naar inschrijvingen
- Klik op het vergrootglas bij ‘toelatinggevende vooropleiding’
- Kies Colloquium Doctum
- Klik op ok
- Druk op opslaan rechts bovenaan
- Controleer of de stoplichten voor ‘vooropleiding toelatinggevend + vooropleiding toelatinggevend geverif.’ op groen zijn komen te staan.
Hoe wordt er een brief beschikking gemaakt voor deze aanmelders?
- Zoek alle aanmelders (om wie het gaat) opnieuw op in Osiris (niet openklikken!)
- Resultaat wordt gevonden, selecteer vervolgens alle regels
- Klik op het icoontje Exporteer (icoontje pijltje rechts) en exporteer naar Excel
- Kies vervolgens voor bestaande overzicht en selecteer ‘beschikkingen’
- Klik op Volgende Klik op Uitvoeren
- Het Excel bestand met de gegevens opent zich
- Sla het bestand op
- Open vervolgens de correcte format brief dat gemail merged moet worden. De format brieven zijn te vinden op Teams (let op VO standard brief is Deficienties / en je hebt 21+ voor 21+ : https://edubuas.sharepoint.com/:f:/s/SS/EmBTeB628sxEo0N5gjwTuikBqPcBzL3jn3HllCBmC1D9GA?e=DFpnZY
- Het bestand opent zich (in app openen, niet webversie). Klik in het menu op [Mailings]
- Klik op [Start Mail Merge]
- Klik op [Step by step Mail Merge Wizard]
- Er verschijnt nu een werkbalk rechts in het scherm
- Klik op [Next]: starting document (rechts onderin)
- Klik op [Next]: Select recipients
- Klik op Browse (rechts in het scherm)
- Klik op het Excel bestand van de aanmelders dat je eerder hebt opgeslagen.
- Klik op OK
- Klik op Next: Write your letter (rechts onderin)
- Klik op Next: Preview your letters
- Klik op Next: Complete the merge
- Controleer of de gegevens in de beschikking zijn gevuld
- Print het uit op BUas papier en zet er een stempel op
- Scan de brief in en upload het in Osiris bij de student onder ‘Documents’ Hoe kan ik een document uploaden in Osiris?
Let op: het document moet worden opgeslagen onder document type ‘Toelating’
Verwerk de afhandeling in het CD bestand op Teams. De beschikking wordt per e-mail naar de student verzonden.
Veel gestelde vragen
Zijn er oefentoetsen of voorbeeldvragen beschikbaar ter voorbereiding?
Nee, er zijn binnen BUas geen oefentoetsen of voorbeeldvragen beschikbaar. Er is geen specifieke voorbereiding nodig, maar het kan handig zijn om capaciteitentests te oefenen die online beschikbaar zijn. NOA.
Mag er gebruik worden gemaakt van kladpapier tijdens de toets?
Ja, dat mag.
In welke taal wordt de toets afgenomen?
De 21+ test wordt in het Engels afgenomen.
Ik ben in het buitenland, kan ik de toets online doen?
Ja, dit kan. De test zal online gemaakt kunnen worden, precies tegelijk met de test op BUas. Helene en Irma kunnen dit aanvragen via Tess van der Voort - Schiphuis en Romy Uitzetter (zij regelen alleen technisch gedeelte in ProctorExam).
Kan ik extra tijd krijgen (bijvoorbeeld voor dyslexie)?
Het is niet mogelijk om extra tijd te krijgen voor de 21+ test. Maar als het bijvoorbeeld gaat om dyslexie, dan zullen wij bij de beoordelingen rekening houden met het talige deel en hoe dat de overall score beïnvloedt. Dit kan dus achteraf gecorrigeerd worden.
0 Comments
Add your comment