In deze tabel geef je verschillende 'labels' aan waarmee je de verschillende soorten collegegeld wilt onderscheiden van elkaar. Deze labels heb je nodig bij de inrichting van de eigenlijke collegegeldtabel.

Het type WETTELIJK is voor studenten die voldoen aan de nationaliteitseis (EER-nationaliteit) én nog geen graad hebben behaald voor de fase van inschrijving in de periode vanaf 1991. Het te vragen bedrag wordt voorgeschreven door het ministerie van OCW.

INCASSOK. is het collegegeldtype dat alleen gevraagd wordt aan studenten die een gespreide incassomachtiging hebben gekozen. De hoogte van het bedrag wordt door het ministerie van OCW gemaximeerd.

Bedenk welk collegegeldtype je nodig gaat hebben voor het komende studiejaar dat je gaat inrichten. Als een collegegeldtype op Actueel = Ja staat, moet je dat collegegeldtype ook gebruiken in de verdere inrichting.

Klik op [+] om een collegegeldtype toe te voegen. Geef het een label en een omschrijving. [Opslaan].

Vóórdat je per studiejaar de collegegeldtabel inricht moeten eerst de incassotermijnen bekend zijn. Osiris kent 12 termijnen (elke maand van het studiejaar is 1 termijn, waarbij september termijn 1 is), die verdeeld moeten worden over de incassodata. Wij kennen op dit moment 12 incassodata. Per studiejaar (1) krijg je dus 12 regels in deze tabel. Per regel geef je aan: welke incassotermijn het is (2), in welke maand deze termijn wordt geïnd (kalendermaandtelling) (3), wat de vervaldatum naar het financiele systeem is (4) en wat de werkelijke incassodatum gaat zijn (5). Deze laatste datum kun je ook zichtbaar laten zijn in de digitale machtiging in Studielink, afhankelijk van de inrichting in de betaalmodule Studielink.

Na de eerste klaarzetten van de incassos 1 en 2 worden de vervaldata aangepast, zie ook werkinstructie Hoe wordt de referentietabel incassotermijnen gevuld voor een nieuw collegejaar en aangepast na Augustus/September incasso?

Ook in te richten vóórdat je de collegegeldtabel kunt inrichten is de tabel met boekperiodes. De laatste dag van iedere maand moet hier worden ingevoerd als boekperiode.

Tot slot controleer je de grootboekrekeningen. Deze tabel wordt bij het kopieren van de collegegeldtabel naar het nieuwe studiejaar ook mee gekopieerd, wijzigingen kunnen best eerst worden doorgevoerd.

CFA-F levert de benodigde informatie hiervoor aan, en maakt jaarlijks nieuwe grootboekrekeningen aan voor  "COLLEGEGELD", "RESTITUTIE" en "VOORUITONTV_CG".

Ga als volgt te werk om collegegeld voor het nieuwe collegejaar in te richten:

1. Klik [Actie: Kopieer collegegelden naar volgend collegejaar]. Er volgt een mutatieverslag, met evt. waarschuwing. Klik op [OK] om die te verlaten.
2. Pas vervolgens de bedragen aan, naar wat er in het overzicht "Collegegelden NHTV internationale hogeschool Breda" van het betreffende collegejaar staat. Klik op [Opslaan].
3. De bedragen per incassotermijn worden aangepast. Wij kennen 12 termijnen, waarbij september termijn 1 is, augustus is termijn 12. In de eerste termijn kan een ander bedrag staan dan in de overige termijnen. Dit heeft te maken met afrondingen van bedragen. Incassokosten worden pas op het tabblad debiteur aan de student toegekend op basis van de betaalwijze, niet hier al in de bedragen meerekenen. Klik op het [>] in de eerste kolom om de inrichting te zien van een collegegeldtype na te kijken (en aan te passen indien nodig).

De inrichting kent de volgende stappen:

1. Vink aan of het collegegeldtype voor Voltijd (V), Deeltijd (D) en/of Duaal (L) geldt;
2. Vink aan voor welke examentypes het collegegeldtype geldig is: B (bachelor), A (Associate Degree), D (Propedeuse), M (bekostigde master), Q (post-initieële Master);
3. Vink aan welke categorie nationaliteit geldig is voor dit collegegeldtype: EER (nationaliteit EU landen, Noorwegen, Zwitserland, Suriname, Ijsland), NIET-EER + STUDIEFNC (niet-eer nationaliteit maar in osiris geregistreerde studiefinanciering van DUO) en/of NIET-EER;
4. Vink aan wat betreft de fase van inschrijving rekening gehouden moet worden voor het collegegeldtype met een behaalde graad (GRAAD-BEHAALD) of niet (GRAAD-NOG-NIET-BEHAALD);
5. Het bedrag van dit collegegeldtype is geldig voor alle inschrijvingen op alle opleidingen, zodra de inschriijving / student aan de bovenstaande criteria voldoet. Indien een ander bedrag moet worden gerekend bij dezelfde criteria, kan dat hier per opleiding aangeven worden. De gegevens die je moet invoeren zijn het CROHO nummer bij "CROHO opleiding, ga met TAB verder en kies bij meerdere opleidingen onder dit CROHO de juiste opleiding en voer het juiste "collegegeldtype" in voor deze opleiding. Alle andere velden worden opgehaald uit de osiris-opleidingentabel, de CROHO-opleidingentabel en het bedrag bij het colleggeldtype elders in deze tabel.
6. Indien er ook nog sprake is van een overgangsregeling voor dit type collegegeld bij deze criteria (geldig voor alle opleidingen!), dan is dit hier automatisch te regelen. Daarbij wordt dan gekeken naar het opgevoerde studiejaar van  'eerste inschrijving' en het collegegeldtype dat je hier aangeeft. Met andere woorden: stel dat je invoert 2011, type NULTARIEF, dan zal voor iedereen die begonnen is in of voor 2011 en onder I Q valt een vordering krijgen dat hangt aan het collegegeldtype NULTARIEF. Om gebruik te kunnen maken van de overgangsregeling dient een student aaneengesloten ingeschreven te zijn geweest op die opleiding. In de parameter "COLLEGEGELD-OVERGANGSREG-ONONDERBROKEN" is aangegeven dat student minimaal 1 maand per jaar ingeschreven moet zijn geweest, dit kan aangepast laten worden naar "ONONDERBROKEN" (via Functioneel beheer/ Applicatie beheer). Na het kopiëren van het tarief bestemd voor onbekostigde masters niet vergeten het huidige collegejaar toe te voegen.
7. [Opslaan] en [Sluiten]

Draai het controlerapport om te zien of elke combinatie (Voltijd/deeltijd, Examentijd, Nationaliteit, Woonplaats, Graad behaald) slechts 1 keer voorkomt of niet ontbreken. Daarnaast wordt gecontroleerd collegegeldtype, zowel aan binnen-, en buiten-grensgebied zijn gekoppeld. Kies [Actie: Controlerapport].

Klik [OK].

Bekijk en beoordeel de getoonde 'fouten' en pas aan. Uiteindelijk mogen er geen vermeldingen meer voorkomen in het rapport.