Nadat verzekering is verkregen dat student toestemming heeft om terug te keren en eventuele blokkade is verwijderd.

Klik op groene [+] om een nieuwe opleidingsregel aan te maken.

1. Kies juiste CROHO waarvoor student ingeschreven moet worden.
2. Selecteer juiste opleidingsvariant.
3. Vul het juiste "examentype" in. Let op bij inschrijving in B fase, heeft student propedeuse al behaald.
4. Bekostiging selecteer juiste bekostigingscode - voor tussentijdse instroom (na 1 okt) wordt "I" gebruikt.
5. Bij de 'ingangsdatum' komt default begin studiejaar mee (01-09-xxxx). Laat dit zo lang staan, later kan dit aangepast worden. Let op! In voorkomende gevallen kan het zijn dat een student al een eerdere inschrijving heeft gehad in hetzelfde collegejaar startende op  01/09, neem dan de eerste datum na afloop van die eerdere periode (bv. inschrijving van 01/09 tot 30/11, vul dan in bij ingangsdatum 01/12 in). De ingangsdatum mag pas later in het proces op de juiste startdatum gezet worden om er voor te zorgen dat het juiste instroommoment meekomt!!!

Kies [Opslaan]

Na opslaan wordt er in bovenstaand geval bij "hogerejaarsverzoek?" "ja" van gemaakt, dit gebeurt automatisch door Osiris, omdat deze student al een actieve inschrijving heeft gehad in de B fase (en je die fase ook kiest). Ook het instroommoment wordt er automatisch bijgekozen. Alvorens verder te gaan met het aanpassen van de ingangsdatum moet er eerst in Studielink gecheckt worden of aanmelding ook correct binnenkomt.

Log in in Studielink Dashboard en zoek de student op mbv studielinknr of BSN nummer (of naam ed).

Ga naar aanmeldingen en kijk of er een nieuwe aanmelding is met ingangsdatum September (of de maand die gekozen is indien iemand in hetzelfde collegejaar terug komt). Daarna nog controleren of bericht vanuit Studielink wordt verzonden en binnenkomt met nieuw Studielinkvoglnummer (MSG50).

Ga in Studielink dashboard naar berichten en check of er een "msg50 Update .." wordt verstuurd.

In Osiris kun je nagaan of dat bericht ook goed aankomt.

Hier kun je wijzigingen zien bij de inschrijvingen van de student, als je klikt op de regel van de wijziging kun je zien wat er gewijzigd is. Deze informatie wordt gehighlight. Als dit bericht is binnengekomen kan er verder gegaan worden met de volgende stap.

• Nu kan de ingangsdatum aangepast worden naar de correcte datum. Kies [Acties: Wijzig ingangsdatum], pas de datum aan, klik [Wijzig]. (Het instroommoment wijzigt niet!!)
• Bij studenten die verder mogen studeren in de Bachelor fase is het van belang "Hogerjaarsverzoek geaccepteerd?" te veranderen naar "ja".
• [Opslaan]

Het later aanpassen van de ingangsdatum is met name noodzakelijk indien er een extra instroommoment binnen Osiris gedefinieerd is zoals in 2013-2014 en 2014-2015 voor de Master opleiding MMI. Osiris kiest het instroommoment wat kort voor de of op de ingangsdatum ligt. In Osiris is alleen ingangsdatum leading voor het instroommoment, in Studielink is een instroommoment gekoppeld aan een opleiding. Het standaard instroommoment 2014 hoort bij ingangsdatum 01-09-2014, maar voor Master Media Innovation is er een extra instroomoment aangelegd, bv 2015-03 met ingangsdatum 12-03-2015. Bij een tussentijdse inschrijving na 12/03/2015 zou Osiris instroommoment 2015-03 selecteren, omdat die niet bekend is in Studielink bij bv opleiding MT, wordt het bericht in Studielink niet verwerkt. De inschrijving komt dan niet in orde. Door middel van de hierboven beschreven werkwijze wordt dat voorkomen.

Mocht het onverhoopt toch fout zijn gegaan dan lijkt het alsof je in Osiris het instroommoment aan kunt passen, maar dat helpt niet. De enige manier is dan de Inschrijving weer te verwijderen en opnieuw te beginnen via deze werkinstructie - neem eventueel contact op met Functioneel Beheer.

Zoek de student weer op in Studielink Dashboard (of ververs de gegevens) en controleer of de startmaand is gewijzigd in de maand die je zojuist hebt aangepast in Osiris. Openstellingstermijn blijft hetzelfde. In tabblad "berichten" moet er een MSG31 zijn verstuurd.

Student inschrijven op opleiding via [Acties > schrijf in voor opleiding]. Er verschijnt een pop up, met een vooraf gedefinieerde betaalwijze (dit is de betaalwijze die de student heeft opgegeven voor eerdere collegejaren). Als dit anders dan "betaling ineens" is zal deze naderhand aangepast moeten worden.

Nu komt er vaak nog een waarschuwing , bv "Er is geen inschrijving in collegejaar 2014 die voor bekostiging in aanmerking komt". Als dit correct is, kies [Negeer waarschuwingen]. En [OK].

[Opslaan]

Alvorens de student in te schrijven moet hij/zij betaald hebben.

• Exacte bedrag wat student nog moet gaan betalen voor resterend collegejaar opvragen bij CFA-F.
• Dit bedrag doorgeven aan de student (met een standaard e-mail).
• Bij tussentijds inschrijving moet student altijd ineens betalen.
• Financiën doorgeven dat ze inkomende betaling in de gaten houden en na ontvangst doorgeven aan CFA-SO (behandelaar) en betaling koppelen.
• Na ontvangst betaling wel direct toegang geven tot netwerk (door uit groep "NIET OK" te verwijderen) - verwerking in Osiris kan enige tijd in beslag nemen vanwege update tussen Exact en Osiris die alleen 's nachts plaats vindt
• Hiernaast wordt student ook in groep "Tussentijdse instroom" gezet zodat deze in beeld blijft.

Als de betaling binnen is moet de "betaalwijze" gewijzigd worden. In dit geval aangezien student eerder heeft betaald middels "automatische incasso" zoals in dit voorbeeld zouden de incassokosten dan open blijven staan en komt student niet op "4".

Kies [Acties > Wijzig betaalwijze]

Er verschijnt een pop-up "Wijzig betaalwijze", kies "ineens (pin/bank/giro/kas) en klik [Wijzig]. Er verschijnt een mutatieverslag, klik [OK] of Alt+O.

Indien de betaling al verwerkt is, zal de "actief code" bij de inschrijving automatisch verspringen van 3 naar 4.

In het debiteurenscherm kan evt ook een extra aantekening worden gemaakt bij de financiële regel zodat de financiële medewerker kan zien wat er is gebeurd of waarom een wijziging is ontstaan. Kies [Acties > Toelichting financiële regel]. De tekst die wordt opgeslagen wordt opgenomen achter de regel in de kolom "opmerking" onder "financiële regels voor collegejaar" en kan men inzien door de de kolom breder te maken of met de muis over het betreffende veld te gaan.

Ga naar tabblad "berichten" en zoek op de juiste datum en naar msg31 (er zijn er waarschijnlijk meerdere), het bericht kun je inzien door op het [+] te klikken aan het begin van de regel.

De wijziging zul je ook kunnen zien in het tabblad "aanmeldingen", waar de status van de regel is gewijzigd van " inschrijvingsverzoek ingediend" naar "ingeschreven".