Hoe wordt incasso collegegeld voorbereid en klaargezet in Osiris en Exact? (Vanaf december 2019)
Doel: Het voorbereiden van de maandelijks incasso van het collegegeld, zo dat incasso termijnen van het collegegeld tijdig en correct geind kunnen worden.
Voor wie: Medewerkers CFA-F belast met debiteuren studenten.
Checks voordat er begonnen kan worden met het klaarzetten van de incasso.
Bij de incasso van september dient er op de dag dat de incasso wordt klaargezet een seintje aan FB gegeven te worden, zodat zij zsm in de ochtend de referentietabel incassodata in Osiris kunnen aanpassen!
- Zijn alle restituties collegegeld verwerkt? Zo niet dan moet dat eerst gedaan worden zie werkinstructie restituties collegegeld
- Zijn wijzigingen in rekeningnummers verwerkt? Zo niet, zie dan werkinstructies voor handelingen (In Osiris / in exact).
- Zijn handmatige machtigingen collegegeldmachtigingen verwerkt? (uitzonderlijk!!)
- Zijn er nog (deel)betalingen van studenten die niet verwerkt zijn? Staat er nog iets in de bank om toe te wijzen? Zie Cashflow/Invoer/Toe te wijzen en Cashflow/Invoer Af te letteren. Staan daar nog betalingen waaruit blijkt dat er vooruit betaald is, dan dien je deze eerst af te letteren.
- Zijn alle kortingen geregistreerd in Osiris en door de koppeling al verwerkt in Exact? (Dit speelt voornamelijk in de maanden Sept/Okt.)
- Zijn alle vergunningen door RenC verwerkt die invloed hebben op lager collegegeld? (Dit speelt voornamelijk in de maanden Sep/Okt)
- Zijn alle financiele regels afgeletterd in Exact middels de werkinstructie controle via Saldi lijst?
- Voer Extra controles uit in de maand Sep/Okt, klik hier
Controlebestand maken
Het controlebestand kun je vinden op de volgende locatie: \\Client\C$\OneDriveBUAS\BUas\CFA-Finance - Documents\Functionarissen\ICT\Processen\Rapportage (alle)
Open "incasso controle rapport Exact vs Osiris PRD versie". Hier doe je de controle om na te gaan of de te incasseren bedragen en rekeningnummers overeen komen met de informatie in Osiris.
1. Bestand openen -> EERST bestand "vernieuwen" of "refresh all"
2. Sla het controle bestand op onder \\Client\C$\OneDriveBUAS\BUas\CFA-Finance - Documents\Banken-P\Betalingen\Incasso collegegeld
Kies voor status "niet verwerkt" Selecteer vanaf de eerste student tot aan onderaan om te checken of het aantal studenten naar boven dat gelijk is met het aantal studenten die ook in Exact staan.
In Excel kun je alle rijen tellen (snel tellen in Excel: ctrl + shift + pijltje naar beneden - zie rechts onder het aantal)
In Exact zie je rechts onder aantal rijen als je incassobatch beheren selecteert. (zie volgende stap voor details)
Komt dit totaal overeen? Ja = okay, Nee = Maak een export/kopie van beide, zet ze onder elkaar, filter op studentnr, en highlight dubbele waarde. Welke studenten zijn niet gehighlight? Dat zijn de verschillen.
Zijn de verschillen terecht? > Neem actie die nodig is..
Filter vervolgens op "Vergelijk bankrek"= "ongelijk"(mits aanwezig)
Als hier resultaten zijn dan betekent dit dat de bankrek wel in Osiris is aangepast, maar nog niet in Exact. > Volg in dat geval werkinstructie reknr aanpassen. (alleen in geval van hergebruik machtiging* en daarna reknr wijziging dient het rekeningnummer in Exact te worden aangepast. In alle andere situaties loopt dit via Studielink en/of Osiris)
*Vul datum ondertekening in Exact bij de machtiging in met de datum van de wijziging onder incassomachtigingen (zie juiste kenmerk in Osiris) > kies vervolgens per toekomstige incassotermijn voor het nieuwe (default) rekeningnr + de juiste incassomachtiging en sla op." Hiermee moet het verschil opgelost zijn.
Let op! In de periode vanaf mei als de herinschrijving open staat voor het volgende collegejaar, dan krijg je iedereen als verschil te zien die voor het volgende collegejaar een ander reknr heeft opgegeven. Hiervoor willen we nog een aanpassing doen in het controle rapport, zodat dit onderscheidt makkelijk gefilterd kan worden.
En filter daarna op "Vergelijk bedrag" = "ongelijk" (mits aanwezig)
Kijk voor het resultaat waarom dit het geval is en voeg een opmerking toe wat er aan de hand is.
Controleren Incasso bestand : Exact > Ga naar Cash flow > Incasso's > Incassobatch beheren
1. Betalingsdatum = 2 dagen na vorige incasso tot 1 dag voor volgende incasso. (Niet huidige incasso) 2. Extra criteria 3. Classificatie -> stu 4. Grootboekrekeningnummer -> 1329 5. Sluiten 6.. [Tonen]
Incasso bestand exporteren voor controles
- Selecteer een regel in het overzicht en klik [Geavanceerd] voor het volledige menu (naam knop wijzigt naar [Eenvoudig]).
- [Exporteren] let op, zorg eerst dat kolommen staan in de volgorde zoals het bestand van de vorige maand
Excel wordt geopend, nu ga je de volgende controles doen (voeg filter toe):
- Zijn er regels met een afwijkende betaaldatum (anders dan de datum waarop de incasso wordt uitgevoerd). Geen (Lege cellen). Wanneer dit niet het geval is --> ga naar de kaart en pas dit aan bij Details.
- Is de omschrijving correct en van de juiste maand: "Collegegeld incassotermijn mdn jjjj). Geen (Lege cellen)?
-
Zijn alle te incasseren bedragen correct? En indien ja, is daar een verklaring voor en klopt dat?
Maak inzichtelijk welke varianten bedragen er in deze incasso zitten -> zie uitwerking hieronder maken draaitabel
- Machtigingskenmerk: is deze voor elke regel gevuld? Dit kenmerk bestaat uit 6 cijfers student nummer collegejaar bv 012345-2017_M1 of van het jaar wanneer de machtiging is ingegaan. De opbouw van de kenmerken moet hetzelfde zijn als hierboven vermeld dus met _M1 .
Geen lege cellen, dus zonder machtigingskenmerk? - Kolom Volgorde: Eerste incasso controleren op rekeningwijzigingen of nieuwe inschrijvingen/studenten. Geen lege cellen? 1e incasso alleen eerste en terugkerend. (eerste incasso is ook als er nog nooit een succesvolle incasso is geweest door storno's)
Controle van de te incasseren bedragen
1. Selecteer in de export de eerste kolommen en maak er een draaitabel van.
Zorg dat je vanaf de rij met de filter selecteert (en niet helemaal bovenaan!)
Kies voor invoegen > draaitabel > open nieuw tabblad.
Voeg in de gegevens bij rijen"bedrag" in en bij waarden"Relatie".
2. Controleer met het bestand van vorige maand (muv begin collegejaar uiteraard*)
En check bijzonderheden, bijvoorbeeld bedragen die slechts 1 keer voorkomen.
-De bedragen die eruit komen kun je voor de eerste 2 termijnen (sep + okt) vergelijken met tabblad CLG in de jaarplanning.
(Deze zouden overeen moeten komen, dus het volledige bedag of 1 termijn. (in sep + okt ook dubbele termijnen voor de latere inschrijvers) Indien er personen zijn met alleen incasso voor 24,-, dan kan het gewenst zijn om de incassokosten af te boeken. Controleer dit)
Klaarzetten Incasso bestand : Exact > Ga naar Cash flow > Incasso's > Incassobatch beheren
Neem contact op met Wesley dat je incasso klaar gaat zetten (i.v.m. problemen met Scansys)
Na de controles kan de incasso echt klaargezet worden. Maak opnieuw de selectie, maar alleen voor de betreffende betalingsdatum.
1. Betalingsdatum = datum incasso. (niet datum tekenen in bank) 2. [Tonen] (incl. extra criteria grootboek 1329)
Verzamelen
- Alles selecteren
- [Verzamelen]
- Betalingsdatum = Incassodatum
- Eigen rekening = xxxx908 LET OP!! Deze moet gevuld zijn!
- [Ok]
VALIDEREN
- Kies vervolgens voor de knop Valideren
Melding
Kies voor [Ja]
Validatierapport opslaan en op fouten doorzoeken
- Print het bestand uit.
- Als Adobe Pdf.
- [Print] Opslaan onder C:\OneDriveBUAS\BUas\CFA-Finance - Documents\Banken-P\Betalingen\Incasso collegegeld
Controleer in het opgeslagen PDF bestand dmv ctrl-f en zoek naar "mislukt".
Wanneer mislukt dient er een wijziging te worden gedaan. (nog uitwerken welke scenario's)
Ga als alles goed is terug naar Exact en ga verder met toekennen.
Toekennen
- [Toekennen]
Details bij Toekennen
- Betalingsdatum = incassodatum invullen
- [Ok]
Exporteren
- Controleer of de kolom volgorde is, zoals hierboven is weergeven.
- [Exporteren]
Exportbestand opslaan
Sla het bestand op in: \\Client\C$\OneDriveBUAS\BUas\CFA-Finance - Documents\Banken-P\Betalingen\Incasso collegegeld
Verwerken
- [Verwerken]
Melding
[Ok] - duurt best een tijdje...
Grootboek toekennen
1199 ipv 1198 !
Het volgende pop-up scherm komt te voorschijn. Rekening betalingen onderwerg = 1199 Incasso onderweg. -> dus let op! aanpassen!
[Ok] - duurt best een tijdje...
Melding
[Ok] - duurt ook een behoorlijke tijd, als het scherm verspringt, maar onderstaand overzicht nog niet verschijnt dan is het systeem nog bezig.
Overzicht verwerkt uitprinten in PDF
'Print' (via printer icoontje) het overzicht in PDF en sla op op de volgende locatie Client\C$\OneDriveBUAS\BUas\CFA-Finance - Documenten\Banken-P\Betalingen\Incasso collegegeld
Ga naar Synergy om een betaalvoostel te maken.
Kies voor +Create en dan voor "Request"
Importeer in de bank + Maak de exports van de bank e.d. zoals normaal
EINDE VAN DE WERKINSTRUCTIE
EXTRA STAPPEN IN DE MAANDEN SEPTEMBER EN OKTOBER
Controleer de mutaties wijzig betaalwijze vanuit Osiris
Kies voor uitvoeren
Filter bij de export die hieruit volgt op "Betaalwijze van Ineens naar Eenmalige incasso."
Deze moeten in Exact aangepast worden door:
1. Zoek de concept machtiging op die aangemaakt is in Exact en vul datum ondertekening in met de datum van ondertekening uit Osiris bij de betreffende machtiging.
2. Ga naar de betreffende verkoopfactuur in exact en klik op details. Zie printscreen en uitleg hieronder
0 Comments
Add your comment