Controleer of het bedrag juist is. Zoek in debman waar de betaling in het proces zit. Het kan zijn dat er een aanmaning is verstuurd. Dit zal betekenen dat de student administratiekosten erbij moet betalen.

1. Zoek de juiste factuur bij de betaling.  
2. [Afletteren/Verwerken]
3. [Sluiten]

Het bovenstaande scherm verschijnt. Er zijn regels toegevoegd.

1. [Bewaren]
2. [Sluiten]

1. Naam = voer studentennummer in.
2. Rekening = aanpassen naar 1330
3. [Bewaren]
4. [Boek als kosten]

1. Rekening = 8370. Druk op tab.
2. Het pop-up scherm Tegenrekeningnummer verschijnt. [Nee]
3. Kies kostenplaats 12020 in geval van hotel
4. [Ok]

1. [Bewaren]
2. [Ok]

1. Zorg ervoor dat alleen het ontvangst is geselecteerd.
2. [Afletteren]

1. Zorg ervoor dat terugbetalen aangestipt is.
2. [Verwerken]

Ontvangst €19231,64,bedrag collegegeld en leefkosten en kosten voor MVV ed

1. Voeg een regel toe in het bankafschrift boven het betreffende ontvangst (zie verder bij werkinstructie in Exact, de regels zijn geel gearceerd)(hoe?). Zoek In Osiris / "Collegegelden NHTV internationale hogeschool Breda jjjj/jjjj" op welk opleiding student gaat volgen en hoogte collegegeld (Student > Studentgegevens > Inschrijven CROHO > Inschrijvingen - evt Debiteur, echter financiële regel in Osiris wordt pas aangemaakt als student status 3 heeft). Vul dit bedrag in onder kolom "Bedrag in" in de nieuw aangemaakte regel
2. Het bedrag voor collegegeld zet je in de nieuw aangemaakte regel met grb 1329.
3. Het is belangrijk dat " onze referentie" leeggemaakt wordt tbv de koppeling naar Osiris!! Zodra de collegegeld vordering ontstaat kan dit aan elkaar afgeletterd worden. Voor het overige deel moeten nog facturen aangemaakt worden.

• In het gezamenlijke PDF bestand dienen deze betalingen ook gemarkeerd te worden. (en op ok als de splitsing is verwerkt en in Osiris in de groep Exact1415)

• Kijk of storno na verwerken volledige afschrift er wel is.
• Zo niet, laat het ontvangst dan nog bij toe te wijzen 1192 staan en loop dit dagelijks langs

• Afletteren + Admkn boeken als " Overige" op 8387 + uit groepen halen mits niet een nog oudere post open staat!
• Als de student nav de eerste aanmaning alleen het collegegeld heeft betaald, maar niet de administratiekosten, dan moet er nog een mededeling* via Debman uit naar de student dat de administratiekosten ook betaald moeten worden.  Student dan ook nog niet uit de groepen in Osiris halen!
• In Debman in betreffende dossiernummer (komt overeen met Onze ref. nummer) klikken > Klik op Collegegeld Registratie > Administratiekosten niet betaald een vinkje aan te zetten.
• Als ze daarna wel betalen, dien je dit vinkje weer uit te zetten.
• Na volledige betaling kunnen betreffende studentne uit de groepen NIETOKE en FINWAN1415 gehaald worden, zodat ze weer toegang tot het (netwerk) systeem krijgen. Zie werkinstructie studenten uit groepen verwijderen.

Bij betaling  na doorsturen vordering naar Intrum ook in Osiris de persoon uit de groep NIETOKE en FINWAN1415 halen

• In debman is te zien of de vordering al naar het incassobureau is; welke daadwerkelijk doorgezet zijn zie je in excel >>
• Als de vordering reeds uit handen is gegeven aan het incassobureau dan mag het ontvangst niet afgeletterd worden aan deze termijn.
• Het ontvangst kan dan voor een latere storno of een volgende incassotermijn gebruikt worden.
• De student moet hierover wel apart geinformeerd worden via een mededeling* via Debman

Bij betaling  na Uitschrijving

• Afstemmen hoe dit te verwerken
• Mededeling: Dit gaat via: werkstroom > betreffende dossiernummer (komt overeen met Onze ref. nummer) klikken. Klik op Nieuw > Klant e-mail sturen.
• Voor correspondentie via Debman zie:  No-reply-financien > Te verzenden Correspondentie Debman.
• (Er is nu alleen een bericht voor de administratiekosten, herinnering administratiekosten en het uiteindelijk niet uit handen geven van de vorderingen)

Aandachtspunten

1. Let op: als er een storno bij zit van een incasso van een afgesloten periode, dan dient het dagboek 31 van de maand waarin de incasso heeft plaatsgevonden geopend te worden. Hiervoor kun je bij Jeanine, Kangzhen of Koen terecht.
2. Ivm Debman dien je een kasbetaling of pinbetaling als volgt te verwerken in Debman:
   1. Voer het debiteur/studentnummer in.
   2. Klik op betreffende dossiernummer die betrekking heeft op de incassotermijn waarvoor betaald is, factuurnummer komt overeen met Onze ref. in Exact.
   3. Klik op Collegegeld Registratie
   4. Vink het hokje aan bij Per Kas betaald
   5. Gereed of Bewaar?

Net voor het nieuwe collegejaar:

• Na afronding bank, controleren of er nog berichten via Osiris gestuurd moeten worden naar de studenten om de digitale machtiging te bevestigen:
• Cashflow/Invoer/Af te letteren. Bericht heet F:Ontvangen betaling collegegeld jaar/jaar. Via Communicatie>Nieuwe Mededeling kun je het bericht genereren en verzenden.

Open deze

1. Bewerken

Controleer welke studie dit betreft en zoek het juiste tarief op in de collegegeldregeling.

1. Kopieer de omschrijving
2. Voeg nieuwe regel in
3. Druk meerdere ctrl + v om de omschrijving identiek te maken aan de andere regel van dezelfde persoon.
4. Vul de ID-code in
5. Typ bij bedrag het bedrag dat van toepassing is aan collegegeld.
6.  Haal "uw referenite" leeg
7. Vul 1329 in
8. Haal de kostenplaats leeg

9. Pas de originele regel aan door ook ID-code in te vullen.
10.Pas het bedrag aan naar ontvangen bedrag -/- collegegeld = restbedrag
11. Vul 1330 in.
12. Haal kostenplaats leeg
13. Kies voor [Sluiten]